Распределение и перераспределение ресурсов

При реализации большинства проектов, даже самых значительных, инвестор всегда пытается экономить, поэтому финансовые и ресурсные возможности исполнителя чаще всего ограниченны. В таких условиях большое значение имеет оптимальное распределение ресурсов, при котором обеспечивается их наиболее эффективное использование. Нередко руководитель проекта начинает свою работу, не имея точного представления, на что он сможет рассчитывать в процессе реализации начинания, поэтому текущее управление выделенными фондами имеет огромное значение.

Планирование как метод управления ресурсами

ПланированиеЛюбое начинание реализуется на основе плана работ, который базируется на проектно-сметной документации. Среди всех видов планирования особое место занимает эффективное распределение ресурсов, которые должны закупаться и поставляться в нужное время и в необходимом количестве. Кроме того, уже приобретенные средства следует оптимально распределить по разным процессам для наиболее быстрого и качественного выполнения работ.

При выполнении проектных заданий используют различные виды ресурсов:

  • природные (земля, вода, атмосфера);
  • трудовые;
  • средства производства (предметы труда, производственные мощности);
  • финансовые (кредитные или собственные капитальные вложения);
  • информационные (просветительский, научный и культурный потенциал);
  • внешние (связи с иностранными партнерами, валютные резервы).

Все виды ресурсов группируют в две большие группы, имеющие критическое значение для реализации замысла:

  • Трудовые – это люди, которые работают с материалами и техникой (инженеры, строители, монтажники, водители, операторы различных механизмов). Кроме того, в более широком контексте в этот перечень можно включить всех людей, задействованных в проекте, например, заказчика, планировщиков, подрядчиков, спонсоров и т.д.
  • Материально-технические включают в себя вещи, без которых невозможно ничего произвести. Это сырье (материалы, комплектующие, конструкции), машины и иные технические средства (оборудование, механизмы). Также сюда относится топливо и другие энергоносители.

Ресурсное управление является неотъемлемой частью общего управления всем проектом. Оно начинается на фазе разработки концепции и технико-экономического обоснования, детализируется при составлении плана и предполагает выполнение действий в таких направлениях:

  • общее планирование;
  • управление закупками и поставками;
  • управление запасами;
  • логистика и материально-техническое обеспечение, т.е. управление распределением.

Предварительно просчитав все необходимые процессы по типовым срокам выполнения, и произведя примерное распределение ресурсов между различными площадками, можно рассчитать ориентировочное время внедрения проекта. При этом применяемое для расчетов экономико-математическое моделирование всегда направлено на достижение максимального эффекта при минимуме затрат или при условии ограниченности различных средств.Анализ ресурсного потенциала предприятия

При планировании проекта следует помнить, что ресурсы бывают двух типов:

  • Невоспроизводимые, накапливаемые, складируемые. Они в процессе работы полностью расходуются, их повторное использование невозможно. Однако в случае их неиспользования в данный отрезок времени, они могут быть сохранены (накоплены) и применены позже. К ним можно отнести топливо, деньги, предметы и средства труда, используемые только один раз.
  • Воспроизводимые, ненакапливаемые, нескладируемые. В процессе работы такие средства не расходуются, сохраняют свою форму и могут применяться на других участках. Вместе с тем, если такое средство в определенный момент времени не применяется (простаивает), то этот простой невозможно компенсировать в будущем, поскольку его способность выполнять определенные полезные действия не накапливается. В основном, речь идет о людях и средствах труда, используемых многократно (механизмах, станках и другом оборудовании).

При этом важно понимать, что конкретные ресурсы мало связаны со всем проектом в целом, они в основном привязаны к выполнению конкретных работ в технологическом процессе.

Поскольку последовательность всех работ расписана в сетевом календарном плане, то и необходимость в людях или сырье тоже напрямую привязана к плану. В зависимости от общего объема, фазы выполнения работ и интенсивности затрат определяется потребность в складируемом и нескладируемом ресурсе.

Например, при возведении стен сооружения необходимо несколько бригад каменщиков, своевременная и в нужном объеме доставка кирпича и раствора, а также подъемного оборудования. По мере приближения работы к окончанию количество рабочих и оборудования можно уменьшить, складировать требуемый запас кирпича, а высвободившиеся силы направить на параллельный участок работ.

В таком случае происходит перераспределение ресурсов, то есть для выполнения одной задачи их количество увеличивается за счет уменьшения при реализации другой задачи. Иногда тот или иной процесс может быть вообще остановлен или приостановлен, если на другом участке есть острая потребность в людях или технических средствах.

Руководитель проекта обязан детально знать план всех работ и держать руку на пульсе событий, чтобы обеспечить правильное распределение и перераспределение средств производства и кадров.

В современном проектном менеджменте применяются два основных подхода к ресурсному планированию:

  • С ограничением по времени. В таком случае заказчиком устанавливается точная дата завершения всех работ, на которую менеджер должен ориентироваться. При этом он может привлекать дополнительную рабочую силу, технику, денежные средства для ускорения процессов, особенно в период перегрузок.
  • С ограничением в ресурсах. Здесь главное ограничение – это наличие определенных ресурсов, чаще всего денежных средств. В связи с этим приходится выбирать те или иные технические решения в зависимости от их стоимости и нет возможности сколько-нибудь точно рассчитать время окончания задумки. Если за время внедрения идеи произойдет повышение цен на стройматериалы, комплектующие или рабочую силу, то менеджеру вместе с заказчиком придется принимать решение о прекращении работ, поиске более дешевых технических решений или об обращении за заемными средствами.

Исходя из выбора одного из вышеуказанных методов планирования, руководитель может приступать к разработке принципов материально-технического обеспечения инициативы.

Основные этапы управления ресурсами

Материально-техническое обеспечение проекта состоит из закупок требуемых фондов и своевременного снабжения ими исполнителей. Управление ресурсами – это более широкое понятие, которое включает в себя:

  • планирование (составление графика работ, закупки в соответствии с запланированными процессами);
  • регулирование (налаживание своевременных поставок, распределение сырья и других фондов по объектам, создание необходимых запасов);
  • контроль (оценка наличия необходимых компонентов и затрат на них, контроль качества и запасов, контроль над выполнением плановых показателей по стоимости и срокам).

Ненадлежащее выполнение хотя бы одного из вышеприведенных пунктов может нарушить ход работ, включенных в сетевой график. Это при последовательном планировании стане причиной срыва сроков сдачи объекта, а при параллельном – создаст значительные проблемы, решить которые можно будет ли за счет сокращения продолжительности критического пути. Для такого сокращения придется в авральном порядке перераспределять человеческие и материальные фонды между площадками, нарушая общий цикл реализации проекта. Осознавая важность каждого этапа, можно более детально остановиться на основных составляющих управления ресурсами.

Отдельно стоит остановиться на системе закупок – это самая сложная и важная система мероприятий, обеспечивающая проект требуемыми товарами, услугами и интеллектуальной собственностью со стороны внешних поставщиков.Она неразрывно связана с поставками продукции

Подсистема закупок и поставок состоит из ряда действий:

  • Планирование. Закупки планируются на самом начальном этапе развития замысла, прямо соотносятся с проектно-сметной документацией и перечнем работ. Чтобы не возникло проблем, всегда принимается во внимание продолжительность процесса закупки, изготовления или добычи необходимого товара и его доставки до места назначения.
  • Выбор поставщиков происходит на основе анализа их квалификационных анкет, в которых указаны их финансовые, технические, производственные и управленческие возможности. Несколько предварительно отобранных фирм-кандидатов согласовываются с руководителем проекта и заказчиком, после чего в процессе торгов определяется победитель. Иногда договор заключается без проведения торгов напрямую с предприятием (организацией) или через посредника.
  • Договор с поставщикамиРазмещение заказов. Руководитель проекта в сотрудничестве с проектной организацией проводит стандартизацию номенклатуры закупок, рассматривает поданные производителями заявки, проводит торги и заключает контракты, в которых оговариваются все необходимые требования (хранение и транспортировка грузов, порядок расчетов).
  • Контроль над поставками производится в соответствии с графиками по каждой номенклатурной позиции (материалы, услуги, оборудование, топливо). Каждое изменение влечет за собой корректировку проекта. Важнейшими точками поставок можно назвать учет и контроль доставки, приемки товара, его хранения. Хорошо поставленный бухгалтерский учет с применение стандартных форм отчетности поможет избежать сбоев в этом вопросе.

Процесс закупок очень многокомпонентный, сложный и ответственный.

Во время реализации масштабной инициативы, например постройки нового завода, крупного начинания в авиационной или нефтегазовой отрасли приходится закупать сотни самых разнообразных товаров и услуг.

При этом их качества и цена должны соотноситься оптимальным образом, чтобы, с одной стороны, не сделать проект слишком дорогим, а с другой – не допустить поставок некачественных составляющих.

При подготовке к процессу закупки обращают внимание на такие факторы:

  • Общая среда, влияющая на процессы – экономические, политические, организационные, технологические факторы, могущие негативно или положительно повлиять на достижение поставленной цели.
  • Стратегия приобретения компонентов и их увязка со стадиями проекта по времени и структуре работ.
  • Планирование закупок – подготовка документации по каждому виду товаров или услуг с детализацией требований по техническим характеристикам, качеству, затратам, контрактам и поставщикам.
  • Предварительная оценка, выбор и проверка поставщиков. Эта фаза включает в себя изучение текущей загруженности, потенциальной мощности производителей – потенциальных поставщиков, их производственных показателей.
  • Изучение технической компетентности потенциальных партнеров. Анализ соответствия изготавливаемых ими материалов или услуг требованиям конкретного задания, квалификационные проверки, проведение переговоров.
  • Оценка стоимости. Изучение реалистичности подхода к формированию цены, рассмотрение возможных рисков, которые могут повлиять на увеличение цены составляющих, а, следовательно, удорожание всего проекта.

Такие товары, как топливо, металлопродукция, сырье, стройматериалы, универсальное оборудование обычно хорошо прописаны в различных стандартах, поэтому их производит большое количество предприятий. Это позволяет покупать их на специализированных товарных биржах. Что касается сложного оборудования и точных приборов, электроники, которые требуют профессиональной наладки и постоянного обслуживания, то здесь лидирует фирменная продажа и специализированные посреднические компании, обеспечивающие полный комплекс услуг.

Непосредственно после заключения контракта начинается работа по постоянному отслеживанию ритмичности поставок в соответствии с фазами строительно-монтажных работ, контролю качества и составлению статистики для использования в следующих проектах. Этот анализ длится до самой сдачи объекта в эксплуатацию.

Отдельное место в строительстве и монтаже занимает наличие и размер запасов сырья или конструкций. Это оптимизационная задача, над которой работают параллельно с разработкой стратегии закупок.

Обычно для каждого вида продукции рассчитывается страховой запас – это тот минимум ресурса, который позволит бесперебойно работать при определенной задержке со стороны поставщика или при ошибке в расчетах точки заказа, т.е. момента, когда необходимо оформить новый заказ.

Управление запасами включает в себя такие управляемые параметры: объемы запасов по каждому номенклатурному наименованию, частота, а также объемы и сроки их пополнения, минимизация порчи, контроль степени готовности хранящейся продукции к использованию.

Отзывы, комментарии и обсуждения