Распределение и перераспределение ресурсов

При реализации большинства проектов, даже самых значительных, инвестор всегда пытается экономить, поэтому финансовые и ресурсные возможности исполнителя чаще всего ограниченны. В таких условиях большое значение имеет оптимальное распределение ресурсов, при котором обеспечивается их наиболее эффективное использование. Нередко руководитель проекта начинает свою работу, не имея точного представления, на что он сможет рассчитывать в процессе реализации начинания, поэтому текущее управление выделенными фондами имеет огромное значение.

Виды ресурсов

Любое начинание реализуется на основе плана работ, который базируется на проектно-сметной документации. Среди всех видов планирования особое место занимает эффективное распределение ресурсов, которые должны закупаться и поставляться в нужное время и в необходимом количестве. Кроме того, уже приобретенные средства следует оптимально распределить по разным процессам для наиболее быстрого и качественного выполнения работ.

При выполнении проектных заданий используют различные виды ресурсов:

• природные (земля, вода, атмосфера);
• трудовые;
• средства производства (предметы труда, производственные мощности);
• финансовые (кредитные или собственные капитальные вложения);
• информационные (просветительский, научный и культурный потенциал);
• внешние (связи с иностранными партнерами, валютные резервы).

Все виды ресурсов группируют в две большие группы, имеющие критическое значение для реализации замысла:

• Трудовые – это люди, которые работают с материалами и техникой (инженеры, строители, монтажники, водители, операторы различных механизмов). Кроме того, в более широком контексте в этот перечень можно включить всех людей, задействованных в проекте, например, заказчика, планировщиков, подрядчиков, спонсоров и т.д.
• Материально-технические включают в себя вещи, без которых невозможно ничего произвести. Это сырье (материалы, комплектующие, конструкции), машины и иные технические средства (оборудование, механизмы). Также сюда относится топливо и другие энергоносители.

При планировании проекта следует помнить, что ресурсы бывают двух типов:

• Невоспроизводимые, накапливаемые, складируемые. Они в процессе работы полностью расходуются, их повторное использование невозможно. Однако в случае их неиспользования в данный отрезок времени, они могут быть сохранены (накоплены) и применены позже. К ним можно отнести топливо, деньги, предметы и средства труда, используемые только один раз.
• Воспроизводимые, ненакапливаемые, нескладируемые. В процессе работы такие средства не расходуются, сохраняют свою форму и могут применяться на других участках. Вместе с тем, если такое средство в определенный момент времени не применяется (простаивает), то этот простой невозможно компенсировать в будущем, поскольку его способность выполнять определенные полезные действия не накапливается. В основном, речь идет о людях и средствах труда, используемых многократно (механизмах, станках и другом оборудовании).

При этом важно понимать, что конкретные ресурсы мало связаны со всем проектом в целом, они в основном привязаны к выполнению конкретных работ в технологическом процессе.

Планирование как метод управления ресурсами

Ресурсное управление является неотъемлемой частью общего управления всем проектом. Оно начинается на фазе разработки концепции и технико-экономического обоснования, детализируется при составлении плана и предполагает выполнение действий в таких направлениях:

• общее планирование;
• управление закупками и поставками;
• управление запасами;
• логистика и материально-техническое обеспечение, т.е. управление распределением.

Предварительно просчитав все необходимые процессы по типовым срокам выполнения, и произведя примерное распределение ресурсов между различными площадками, можно рассчитать ориентировочное время внедрения проекта. При этом применяемое для расчетов экономико-математическое моделирование всегда направлено на достижение максимального эффекта при минимуме затрат или при условии ограниченности различных средств.

Поскольку последовательность всех работ расписана в сетевом календарном плане, то и необходимость в людях или сырье тоже напрямую привязана к плану. В зависимости от общего объема, фазы выполнения работ и интенсивности затрат определяется потребность в складируемом и нескладируемом ресурсе.

Например, при возведении стен сооружения необходимо несколько бригад каменщиков, своевременная и в нужном объеме доставка кирпича и раствора, а также подъемного оборудования. По мере приближения работы к окончанию количество рабочих и оборудования можно уменьшить, складировать требуемый запас кирпича, а высвободившиеся силы направить на параллельный участок работ.

В таком случае происходит перераспределение ресурсов, то есть для выполнения одной задачи их количество увеличивается за счет уменьшения при реализации другой задачи. Иногда тот или иной процесс может быть вообще остановлен или приостановлен, если на другом участке есть острая потребность в людях или технических средствах.

Руководитель проекта обязан детально знать план всех работ и держать руку на пульсе событий, чтобы обеспечить правильное распределение и перераспределение средств производства и кадров.

В современном проектном менеджменте применяются два основных подхода к ресурсному планированию:

• С ограничением по времени. В таком случае заказчиком устанавливается точная дата завершения всех работ, на которую менеджер должен ориентироваться. При этом он может привлекать дополнительную рабочую силу, технику, денежные средства для ускорения процессов, особенно в период перегрузок.
• С ограничением в ресурсах. Здесь главное ограничение – это наличие определенных ресурсов, чаще всего денежных средств. В связи с этим приходится выбирать те или иные технические решения в зависимости от их стоимости и нет возможности сколько-нибудь точно рассчитать время окончания задумки. Если за время внедрения идеи произойдет повышение цен на стройматериалы, комплектующие или рабочую силу, то менеджеру вместе с заказчиком придется принимать решение о прекращении работ, поиске более дешевых технических решений или об обращении за заемными средствами.

Исходя из выбора одного из вышеуказанных методов планирования, руководитель может приступать к разработке принципов материально-технического обеспечения инициативы.

Основные этапы управления ресурсами

Материально-техническое обеспечение проекта состоит из закупок требуемых фондов и своевременного снабжения ими исполнителей. Управление ресурсами – это более широкое понятие, которое включает в себя:

• планирование (составление графика работ, закупки в соответствии с запланированными процессами);
• регулирование (налаживание своевременных поставок, распределение сырья и других фондов по объектам, создание необходимых запасов);
• контроль (оценка наличия необходимых компонентов и затрат на них, контроль качества и запасов, контроль над выполнением плановых показателей по стоимости и срокам).

Ненадлежащее выполнение хотя бы одного из вышеприведенных пунктов может нарушить ход работ, включенных в сетевой график. Это при последовательном планировании стане причиной срыва сроков сдачи объекта, а при параллельном – создаст значительные проблемы, решить которые можно будет ли за счет сокращения продолжительности критического пути. Для такого сокращения придется в авральном порядке перераспределять человеческие и материальные фонды между площадками, нарушая общий цикл реализации проекта. Осознавая важность каждого этапа, можно более детально остановиться на основных составляющих управления ресурсами.

Подсистема закупок и поставок состоит из ряда действий:

• Планирование. Закупки планируются на самом начальном этапе развития замысла, прямо соотносятся с проектно-сметной документацией и перечнем работ. Чтобы не возникло проблем, всегда принимается во внимание продолжительность процесса закупки, изготовления или добычи необходимого товара и его доставки до места назначения.
• Выбор поставщиков происходит на основе анализа их квалификационных анкет, в которых указаны их финансовые, технические, производственные и управленческие возможности. Несколько предварительно отобранных фирм-кандидатов согласовываются с руководителем проекта и заказчиком, после чего в процессе торгов определяется победитель. Иногда договор заключается без проведения торгов напрямую с предприятием (организацией) или через посредника.
• Размещение заказов. Руководитель проекта в сотрудничестве с проектной организацией проводит стандартизацию номенклатуры закупок, рассматривает поданные производителями заявки, проводит торги и заключает контракты, в которых оговариваются все необходимые требования (хранение и транспортировка грузов, порядок расчетов).
• Контроль над поставками производится в соответствии с графиками по каждой номенклатурной позиции (материалы, услуги, оборудование, топливо). Каждое изменение влечет за собой корректировку проекта. Важнейшими точками поставок можно назвать учет и контроль доставки, приемки товара, его хранения. Хорошо поставленный бухгалтерский учет с применение стандартных форм отчетности поможет избежать сбоев в этом вопросе.

Процесс закупок очень многокомпонентный, сложный и ответственный.

Во время реализации масштабной инициативы, например постройки нового завода, крупного начинания в авиационной или нефтегазовой отрасли приходится закупать сотни самых разнообразных товаров и услуг.

При этом их качества и цена должны соотноситься оптимальным образом, чтобы, с одной стороны, не сделать проект слишком дорогим, а с другой – не допустить поставок некачественных составляющих.

При подготовке к процессу закупки обращают внимание на такие факторы:

• Общая среда, влияющая на процессы – экономические, политические, организационные, технологические факторы, могущие негативно или положительно повлиять на достижение поставленной цели.
• Стратегия приобретения компонентов и их увязка со стадиями проекта по времени и структуре работ.
• Планирование закупок – подготовка документации по каждому виду товаров или услуг с детализацией требований по техническим характеристикам, качеству, затратам, контрактам и поставщикам.
• Предварительная оценка, выбор и проверка поставщиков. Эта фаза включает в себя изучение текущей загруженности, потенциальной мощности производителей – потенциальных поставщиков, их производственных показателей.
• Изучение технической компетентности потенциальных партнеров. Анализ соответствия изготавливаемых ими материалов или услуг требованиям конкретного задания, квалификационные проверки, проведение переговоров.
• Оценка стоимости. Изучение реалистичности подхода к формированию цены, рассмотрение возможных рисков, которые могут повлиять на увеличение цены составляющих, а, следовательно, удорожание всего проекта.

Такие товары, как топливо, металлопродукция, сырье, стройматериалы, универсальное оборудование обычно хорошо прописаны в различных стандартах, поэтому их производит большое количество предприятий. Это позволяет покупать их на специализированных товарных биржах. Что касается сложного оборудования и точных приборов, электроники, которые требуют профессиональной наладки и постоянного обслуживания, то здесь лидирует фирменная продажа и специализированные посреднические компании, обеспечивающие полный комплекс услуг.

Непосредственно после заключения контракта начинается работа по постоянному отслеживанию ритмичности поставок в соответствии с фазами строительно-монтажных работ, контролю качества и составлению статистики для использования в следующих проектах. Этот анализ длится до самой сдачи объекта в эксплуатацию.

Отдельное место в строительстве и монтаже занимает наличие и размер запасов сырья или конструкций. Это оптимизационная задача, над которой работают параллельно с разработкой стратегии закупок.

Обычно для каждого вида продукции рассчитывается страховой запас – это тот минимум ресурса, который позволит бесперебойно работать при определенной задержке со стороны поставщика или при ошибке в расчетах точки заказа, т.е. момента, когда необходимо оформить новый заказ.

Управление запасами включает в себя такие управляемые параметры: объемы запасов по каждому номенклатурному наименованию, частота, а также объемы и сроки их пополнения, минимизация порчи, контроль степени готовности хранящейся продукции к использованию.

Особенности правильного управления ресурсами в экономике

Задача государства эффективно задействовать ресурсный комплекс, имеющийся в распоряжении, чтобы обеспечить производство нужных товаров, а также получить   максимальную прибыль. Все ресурсы в экономическом срезе можно ранжировать следующим образом:

• Предпринимательский потенциал или возможность создавать блага для комфорта и безопасности.   
• Интеллектуальные наработки: технический опыт, научные открытия.      
• Ресурсы природного плана: полезные ископаемые, климат, географическое расположение страны.  
• Человеческие ресурсы — это культура, образование, профессионализм населения, как ключевой фактор функционирования экономики.
• Финансовые накопления, выраженные в конкретных цифрах накопленного капитала.  

Поскольку ресурсы не всегда доступны в необходимом количестве, то на первый план выходит грамотная методология управления ими. Утверждение справедливо для всех сообществ вне зависимости от их степени развития, вида политической системы. Именно поэтому отличия между отдельными государствами сводятся часто исключительно к способам разделения.

Методики

Что производить, каким способом и для кого? Отвечая на эти вопросы, каждое государство определяет способ оптимального распределения ресурсного комплекса. Но логика деления также зависит и от уровня закрытости экономики. Если страна активно участвует в международной торговле, ее считают открытой. Сегодня принято классифицировать страны с рыночным механизмом функционирования экономики, смешанным и командным подходом. Рассмотрим подробнее.

• Рыночная экономика. Фактором, определяющим ценовые показатели, является исключительно рынок, а не установки центральной власти. Спрос с предложением, свободно взаимодействуя между собой, формируют конечную стоимость изделий с планами выпуска продукции. При этом коммерческие структуры руководствуются максимизацией прибыли, а потребители заинтересованы в полезности предлагаемых товаров либо услуг.  
• Смешанный способ. Он характеризуется двойным воздействием на цены, как со стороны рынка, так и решений, принимаемых правительством.
• Командная экономика. Верхние планки стоимостных характеристик задаются исключительно правительственными распоряжениями. Государственные служащие в командной экономике устанавливают объёмы выпуска, распределяют ресурсы. С этими целями законодательно создаётся центральный административный аппарат, занимающийся долгосрочным планированием. Метод разделения всего ресурсного комплекса посредством издания актов плановым органом до сих пор используется в Северной Корее.

В 21 веке подавляющее большинство регионов живёт в условиях смешанной экономики. Крупномасштабное вмешательство в рыночные отношения позволяют себе только те государства, которые ориентируются на социалистический путь развития. Идея в том, что чиновники контролируют ключевые производственные мощности, сдерживают цены. В капиталистических странах государственный аппарат лишь в некоторых отраслях проявляет себя, вмешиваясь в рыночные механизмы директивными ограничениями.

Препятствовать развитию рынка могут и иные факторы, не только государственные. Например, издержки на получение информации о стоимости, ресурсах, поскольку сведения не относятся к свободно распространяемым данным. Недостаточная осведомлённость приводит к принятию не совсем оптимальных решений, неизбежно отражающихся в распределении ресурсов. Власть монополий тоже не позволяет развиваться экономическим субъектам, как и внешние факторы, общественные блага.

Понятие модели распределения ресурсов

Дефицит в обеспечении производств ресурсами и желание найти самое оптимальное решение вынуждает экономистов прибегать к математическому моделированию процессов. Для эффективной раздачи лимитированных ресурсов, на сегодняшний день существуют следующие модели:

• Линейные экономические расчеты в условиях жесткого дефицита ресурсов.
• Статические методы количественных расчетов.
• Динамическое планирование на несколько шагов вперед.

• Сетевые графики с логико-математическими планами.

Пример успешного пошагового планирования — формула Беллмана, где ключевым фактором является оптимальность и последовательность распределения ресурсного пакета. Именно оптимизация управления должна осуществляться на каждом этапе, а разбивка на шаги в этом поможет. То есть идет учет не только общей целевой функции конкретного шага, но и учет последствий предыдущих стадий.

В отличие от древних людей, которые при принятии решений полагались исключительно на народные приметы и звезды, у современных экономистов есть мощная вычислительная техника и надежны алгоритмы, где совокупность факторов и взаимосвязей, выраженных математическими формулами, приведет экономику от начального состояния к заданным параметрам, благодаря влиянию грамотно принятых управленческих решений.

Распределение ресурсов в проектах

В проектной деятельности встречаются лимиты по времени, либо ресурсным запасам. Первый вариант подразумевает завершение к обозначенной дате. При необходимости уложиться в срок ресурсы могут добавляться. Вторая разновидность встречающегося ограничения связана с невозможностью превышения доступного уровня ресурсов, поэтому при их недостаточности реализацию проекта требуется задерживать. Решения:

1. Применимы методы выравнивания потребностей, если времени мало. Они сводятся к приостановке некритичных итераций с использованием резервов времени ради снижения пикового спроса на ресурс, который равномерно распределяется на отрезки во времени, где потребности менее значительны.
2. Нехватка ресурсного обеспечения обязывает менеджмент выстраивать структуру приоритетов. При соблюдении соответствующих правил минимизируются отставания от планов без перерасхода ресурсов и корректирования взаимосвязей внутри сетевого графика. Сначала должны проводиться операции с малым резервом времени. Потом требуется ориентироваться на длительность процедур.
3. В редких ситуациях задействуется правило наименьшего порядкового номера. Нельзя лишь сдвигать шаги, реализация которых уже началась.

Особенности перераспределения после первичного разделения

Изначально продукты трудовой деятельности с финансовыми доходами в экономике проявляются в производственной сфере. Благодаря распределительным механизмам осуществляется первичное деление денежной массы между государством в виде налоговых отчислений, предприятиями, получающими прибыль, сотрудниками, которым выплачивается зарплата.

Вторичное распределение наступает на следующем этапе. В перераспределение включены все отрасли. Принимает участие в процессе трудящийся народ и неработающие население, приобретающие важные для себя товары с услугами. В итоге формируются конечные доходы экономических субъектов, которые вновь перераспределяются из-за налогов и сопутствующих издержек, позволяют содержать спецслужбы, создавать общегосударственные ресурсы, необходимые для воплощения в жизнь социально значимых программ.

Нюансы распределения ресурсов в различных экономиках

При любой экономической модели, принцип справедливого распределения ресурсов и Парето-эффективность — ключевые. Большинство стран 21 века живут в условиях рыночной экономики: США, Канада, Великобритания, Австрия и т.д. Это значит, что потребители собственные предпочтения транслируют изготовителям посредством денег, «заказывая» тем самым нужные блага и товары. Конкуренция способствует представлению на рынок более качественного товара, а бизнесмены стараются снизить себестоимость изделий, внедряют наиболее эффективных технологий и осваивают ресурсную базу. Но это некая идеальная модель. В жизни: монополисты без вмешательства государства будут придерживаться ценовой политики, которая направленна исключительно на завышение отпускной стоимости. По этой причине правительства многих стран вынуждены заниматься контролем прибыльности монополий, а также ликвидировать иные последствия, в том числе экологические: загрязнения окружающей природы, снижение шумности и т.п.