Сроки реализации проектов

Одной из основных отличительных особенностей любого проекта есть его ограниченность во времени, то есть наличие начальной и конечной точки. Исходя из масштаба замысла, а также количества процессов, которые необходимо выполнить для достижения цели, можно рассчитать ориентировочные сроки реализации проектного задания. Правильный временной расчет позволяет избежать дополнительных затрат, особенно на стадии строительно-монтажных работ, и срыва даты сдачи объекта в эксплуатацию.

Понятие сроков реализации замысла и важность управления ими

В законодательстве Российской Федерации понятие периода реализации проекта понимается как определенное время, на протяжении которого проводится финансирование и возведение предусмотренных замыслом объектов капитального строительства. Также существует понятие планового периода инвестпроекта, означающего максимум пятилетний период, когда на реализацию инициативы может предоставляться государственная поддержка.

Учитывая то, что общий срок реализации проекта состоит из суммы потраченного времени для выполнения работ на каждом последовательном этапе, необходимо с высоким уровнем точности определить, каков временной бюджет каждой стадии всего начинания. С этим напрямую связан и уровень ответственности подрядной организации, выполняющей конкретные работы. При реализации масштабного замысла разные процессы выполняют несколько подрядчиков, поэтому несоблюдение плановых сроков одним из них может затормозить начало работ другой организацией, что, в конечном итоге, приведет к убыткам инвестора.

Временные отрезки, за которые проводится реализация проектов, чаще всего зависит от таких факторов:

• организационного, территориального или функционального объема замысла;
• используемой технологии ведения начинания;
• внедрения типового проектного решения или разработки уникального своими силами
• наличия подготовленной профессиональной команды.

Современная управленческая наука предполагает разнообразные виды менеджмента, включающие в себя управление рисками, стоимостью, коммуникациями, качеством и т.д. По этим направлениям за длительный период уже выкристаллизовалось четкое понятийное поле в менеджерской среде. Что касается управления временем реализации действий, то этот вопрос является спорным и неоднозначным. Причины неудач различных задумок зачастую ищут в чем угодно, не желая признавать, что при планировании были ошибочно просчитаны временные параметры, необходимые для осуществления каждой операции.

И если при параллельном методе планирования еще можно как-то попытаться исправить ситуацию, максимально сократив критический путь (если это технологически допустимо), то при последовательном методе этот сбой совершенно точно отодвинет дату сдачи объекта.

Некоторые видят причины возникающих проблем в том, что в последнее время временными моментами при подготовке обоснования проектов занимаются планировщики, часто не владеющие необходимыми знаниями относительно установленных нормативов и правил проведения строительных и монтажных работ. Используемые ими компьютерные приложения, такие как MS Project, Primavera, Spider, эффективно просчитывают все строительные этапы только тогда, когда им заданы правильные параметры. Поэтому оптимальным является вариант, при котором над календарным планом работают совместно планировщик и опытный инженер-строитель.

В любом случае, такой вопрос, как реализация проектного задания во времени, на сегодня остается открытым. Разными исследователями и специалистами-практиками предлагаются различные варианты решения проблемы, в первую очередь, относительно возможности продуманного планирования горизонта событий.

Метод календарно-сетевого планирования

В начинаниях, связанных с капитальным строительством, а таких среди инвестиционных проектов большинство, традиционно используется метод планирования по календарно-сетевому графику. Он представляет собой модель, иллюстрирующую, как будет протекать реализация замысла по временному и процессному параметрам. Фактически, такой график является инструментом:

• анализа, описания и согласования всеми сторонами (инвестором, заказчиком и генеральным подрядчиком) технологии проведения строительных работ;
• текущего взаимодействия участников проекта;
• управления инициативой по ряду показателей (ресурсы, время, финансы) и внесения необходимых корректив;
• прогнозирования потенциальных проблем и рисков, их компенсации или минимизации последствий.

Однако графики составляют люди, поэтому постоянно возникают проблемы с их соблюдением. Например, если составить схему, основывающуюся на освоении капитальных вложений, то при проведении ряда параллельных операций, постоянно возникают накладки в положительную или отрицательную сторону. Критический путь при этом часто выводится вручную, он не является экономически обоснованной расчетной величиной, а "рисуется" к определенной дате, которая регулярно не соблюдается.

Фактически такого рода графики лишь ставят временные ограничения нижестоящим исполнителям, но слабо зависят от других факторов (готовности необходимых комплектующих или конструкций, логистических проблем, наличия квалифицированных кадров). В этом случае руководитель проекта не может точно прогнозировать его течение и заранее повлиять на потенциальную проблему. Поэтому затягивание времени завершения отдельных этапов и строительства в целом при таком подходе не редкость, как и необходимость дополнительного финансирования.

Чтобы не возникало серьезных разногласий с подрядчиками по поводу длительности выполнения тех или иных операций, многие заказчики нанимают для составления плана инжиниринговые компании. Те заранее проводят работу относительно составления специализированных баз данных или справочников, где определяется продолжительность типовых или стандартных работ. Такие справочники позволяют избежать затягивания процессов со стороны подрядных организаций.

Иногда заказчик вынужден делать выбор, что лучше: быстрый, но дорогой вариант, или более протяженный, но дешевый. Практика показывает, что в инициативах, в которых конечная цель – получение прибыли, инвестор чаще склоняется к первому варианту, т.к. сокращение длительности предынвестиционной и инвестиционной фаз позволяет быстрее окупить вложения. С социальными проектами ситуация может быть иной, здесь большую роль играет цена вопроса.

Более эффективным является календарно-сетевое планирование, основанное на технологии выполнения требуемых работ. Если есть четко прописанная технология, согласованная с подрядчиками и инвестором, то сроки выполнения всех процессов можно точно прописать на схеме и обоснованно рассчитать критический путь строительства. Этот подход помогает избежать затягивания работ, влекущего за собой дополнительные затраты на аренду, накладные расходы, содержание персонала, обслуживание техники, выплаты процентов по кредитам и т.д. Кроме того, благодаря этому методу можно увидеть, кто конкретно виноват в проволочке из-за неправильного решения или же не решения того или иного вопроса.

Как правильно рассчитать время реализации проекта

Когда речь идет об инвестиционном проекте, то горизонт расчета (расчетный период) охватывает весь жизненный цикл начинания – от разработки концепции до завершения или ликвидации. При определении общей продолжительности реализации проекта учитываются такие факторы:

• износ основных средств производства или критически важной их части;
• полное насыщение рынка продукцией;
• отсутствие на рынке необходимости в выпускаемой продукции по причине потери ее конкурентоспособности, морального устаревания или изменения законодательных норм и стандартов относительно конкретных видов продукции или требуемых условий труда;
• исчерпание доступных запасов сырья;
• окончание арендного договора относительно сооружений, зданий или земельных участков;
• полная окупаемость проекта и выход на запланированную совокупную прибыль.

Для более адекватной оценки ситуации производят разбивку горизонта расчета на отдельные шаги.

Наиболее показательными с точки зрения эффективности замысла являются шаги, в рамках которых собирается определенная статистическая и оперативная информация (год, полугодие, квартал, месяц).

При планировании общего срока реализации инвестиционного замысла и разбивке его на более мелкие шаги необходимо учитывать такие существенные факторы:

• Определение цели расчета, т.е. зачем все это делается. Например, для уточнения финансовой целесообразности, мониторинга управленческих действий, общей оценки эффективности начинания.
• Длительность каждой фазы общего жизненного цикла реализуемой инициативы. При правильном планировании окончание одного процесса должно являться фактическим началом другого процесса. Так, момент окончания строительных работ в отдельно взятом цеху должен быть стартом для монтажа оборудования и пусконаладочных работ и т.д. Такой подход позволяет контролировать финансовую состоятельность проекта на разных стадиях.
• Сезонные колебания относительно объемов производства и продажи выпускаемой продукции, следовательно, неравномерность притока капитала.
• Периодичность финансирования, особенно в случае привлечения кредитного капитала. В этом случае шаг может быть нестандартным и определяться с учетом сроков возврата кредита или выплаты процентов. Также важно учитывать условия инвестирования в части соотношения собственных и заемных средств.
• Уровень инфляционных процессов и роста цен на сырье и комплектующие. При высоком уровне инфляции шаги следует делать более мелкими, чтобы в течение одного шага цена не повышалась более чем на 10%.

Все инвестпроекты состоят из таких основных временных отрезков:

• подготовительная фаза вплоть до сдачи объекта в эксплуатацию;
• фаза освоения выпуска продукции и выхода на рынок;
• работа предприятия на полную мощность до закрытия проекта или полной окупаемости.

Чтобы избежать ошибок в расчетах относительно сроков начала полноценной работы будущего предприятия, необходимо уделить особое внимание первой фазе, каждая составляющая которой требует тех или иных временных затрат. Особенно это касается последовательных процессов, когда следующее действие не может начаться без полного завершения предыдущего. Предпроизводственный этап может ориентировочно включать в себя такие действия:

• подготовка и согласование документов по государственной регистрации предприятия;
• получение лицензии на соответствующую деятельность;
• разработка проектной документации и проведение ее экспертизы;
• решение всех вопросов с приобретением или арендой земельного участка и подготовкой всех коммуникаций для создания стройплощадки;
• строительство (земляные, каменные, облицовочные работы);
• закупка и монтаж оборудования, его отладка;
• подбор и обучение требуемого персонала;
• сдача в эксплуатацию готового объекта.

По некоторым из указанных действий есть утвержденные нормативы относительно затрачиваемого времени. Однако обязательно следует учитывать и местные особенности, которые могут сдвинуть сроки вперед (климат, состояние почвы, необходимость дополнительных работ, возможность быстро привлечь нужную технику или специалистов).

Система стоимостного управления сроками

Признавая все достоинства метода календарно-сетевого планирования, используемого в строительстве, нельзя не отметить и его недостатки: невозможность точно рассчитать временные параметры всех документальных оформлений и технологических операций, время на переговоры и согласования тех или иных решений. Поэтому ряд специалистов предлагает внедрять такую систему, где каждая единица времени отклонения от разработанного плана должна иметь свою стоимость для заказчика или подрядчика:

• просрочка с точки зрения инвестора может иметь различную стоимость для исполнителей в зависимости от степени готовности объекта;
• просрочка по вине заказчика грозит для него уплатой неустойки подрядчику за простой оборудования и персонала;
• вычисляется минимальная и предельная стоимость отрезка времени из графика КСП, которая определяет их максимально допустимые сроки, за нарушение которых наказывается подрядчик.

Для того чтобы не срывать жестко установленные сроки, при стоимостном методе предлагается такая система управления:

• Рассчитываются экономически обоснованные минимальный и предельный сроки выполнения всей задумки. Таким образом, формируется релевантный (допустимый) коридор возможных отклонений.
• Исходя из вышеуказанных сроков, разрабатывается нормативно-технологический срок (НТС), необходимый для подготовки и утверждения нужных документов и выполнения предварительных действий. Если расчетный НТС не укладывается в предельный срок, то разработчики ищут пути оптимизации процессов (изменения в проекте, новаторские технические решения, поиск более продуктивных механизмов и более профессиональных работников).
• Поиск и изучение всех возможных рисков, а также пути их минимизации, позволяют просчитать необходимый резерв времени для реализации всей инициативы.
• Обладая сведениями о доступном временном резерве, планировщики могут определить целевой срок окончания проекта, который также должен вписываться в "предельно-минимальный" коридор. Самым лучшим вариантом считается тот, при котором целевой срок незначительно (на 10-25%) отличается от нормативно-технологического, а тот, в свою очередь, так же незначительно отличается от минимального.

Также важно учитывать время, затрачиваемое непосредственно на планирование. Предлагается не делать его своими силами уже после того, как будет проведена экспертиза всей документации, а нанимать специальные инжиниринговые компании, которые будут просчитывать ориентировочные временные вехи уже на стадии разработки базового документа, а в дальнейшем только осуществлять контроль и управлять сроками.

Такие ситуации происходят из-за того, что люди, которые планируют и выполняют работы, действуют автономно относительно друг друга и имеют разную мотивацию. Нередки случаи, когда подрядчик, желая получить заказ, соглашается на заявленные заказчиком временные рамки, заведомо зная, что не сможет в них уложиться или, не имея достаточно квалифицированных специалистов, которые могли бы просчитать его реальные возможности. В таких случаях заказчику стоит заранее оговорить систему серьезных штрафных санкций за каждую просрочку.