Основной задачей проектного менеджера является реализация на практике поставленного ему заказчиком задания. Чтобы не возникало недопонимания или разногласий, все предусмотренные для руководителя проекта обязанности четко прописываются в должностной инструкции, которая утверждается руководителем организации или предприятия. Менеджер проекта подтверждает согласие с указанными условиями, ставя свою личную подпись.
Project manager – руководитель или специалист?
В разных источниках можно встретить различные подходы к пониманию английского термина "project manager". Некоторые отождествляют его с понятием руководителя, другие разделяют понятия руководитель и менеджер. Следовательно, возникает путница относительно того, как основные функции руководителя по проектам и проектного менеджера соотносятся между собой.
Иногда присутствует разделение этих должностей по линии "руководящая должность – специалист" и, соответственно, разный их статус.
Иногда признается факт того, что обе эти должности являются управленческими, но функции менеджера более конкретны, тогда как от руководителя начинания более требуются лидерские качества, умение вдохновить коллектив на достижение результата и правильно расставить ориентиры и приоритеты. Вместе с тем, грань здесь достаточно тонкая.
Исходя из сложившейся практики, можно, скорее всего, говорить о том, что при реализации одной конкретной инициативы менеджер проектов является и управленцем и исполнителем в одном лице. Если же речь идет о разветвленной системе или портфеле проектов, то возможен вариант, когда общее управление осуществляет главный проектный менеджер (senior project manager), а по направлениям работают специально подобранные линейные менеджеры. Кроме того, в некоторых крупных компаниях, ориентированных на проектную деятельность, есть штатная должность руководителя по новым инициативам, которому подчиняются менеджеры, ведущие отдельные начинания.
Проектный менеджер, в международном понимании этого термина, несет ответственность непосредственно перед руководством организации или компании за результат своей деятельности. Для выполнения задания он наделен широкими полномочиями, которых достаточно для самостоятельного принятия оперативных управленческих решений в условиях рисков и ограничений, свойственных всем проектам. Он является центром компетенций, к которому сходятся все ниточки от непосредственных исполнителей, и не согласовывает каждый свой шаг с высшим руководством, поэтому назвать его просто специалистом нельзя.
В любом случае, функциональные обязанности менеджера по проектам вносятся в должностную инструкцию с максимально конкретными формулировками, не допускающими иных толкований. Четко очерченный круг задач дает возможность оперативно проконтролировать ход их исполнения и сделать вывод об эффективности работы всей команды.
Основные обязанности проектного менеджера
Рассмотрим, как примерно можно прописать должностные обязанности менеджера проекта в инструкции, не акцентируя внимание на направлении самой реализуемой идеи или отрасли, в которой она внедряется.
Все функции, вменяемые в обязанность менеджеру проекта, можно разбить на несколько направлений:
- Стратегическое видение целей, задач и путей их достижения.
- Эффективное взаимодействие руководства организации и исполнителей.
- Проработка системы общего управления всеми взаимосвязанными процессами.
- Разработка детального плана реализации инициативы.
- Организационные усилия по исполнению запланированных заданий в установленные сроки.
- Контроль над ходом реализации проекта, его разносторонний анализ и мероприятия по минимизации рисков.
- Мероприятия, связанные с закрытием инициативы по причине ее окончания.
В целом, если взять за основу типовую инструкцию, то менеджер проекта выполняет такие обязанности.
- Совместно с куратором определение концепции, устава, задач, целей, этапов и конечного результата инициативы, подготовка и проведение ее презентации заказчикам.
- Составление плана по подготовке и реализации нового начинания, выделение контрольных точек из общего перечня процессов:
- определение перечня и внутреннего содержания необходимых для проведения работ, установление между ними взаимосвязей;
- оценка продолжительности каждого процесса отдельно и всей инициативы в целом, составление критического пути.
- Определение общего количества и стоимости всех ресурсов, необходимых для внедрения проекта, их распределение наиболее эффективным образом.
- Оценка общей стоимости начинания, составление его бюджета и ожидаемых потоков денег (доходов и расходов), участие в управлении затратами.
- Подбор участников и формирование команды:
- определение необходимых для членов данного коллектива профессиональных знаний и навыков;
- внесение предложения руководству компании о конкретных специалистах, которых целесообразно включить в команду, проведение переговоров с ними и их непосредственными начальниками;
- введение сотрудников в курс дела и их обучение при необходимости;
- определение наиболее оптимальной и современной методики достижения целей, составление цепочки взаимосвязей между членами команды, делегирование им полномочий и постановка задач;
- внесение руководству компании предложений относительно мотивации сотрудников.
- Организация работы всех причастных членов коллектива, проведение рабочих совещаний, улаживание конфликтных ситуаций, оперативное решение возникающих проблем.
- Участие в составлении бизнес-плана и календарного плана (графика) реализации начинания, согласование основных документов с заказчиком.
- Контроль над ходом составления нужной для ведения работ документации:
- оперативный сбор, накопление, систематизация, хранение, использование информации, которая относится к внедрению инициативы;
- своевременная (в установленные сроки) передача участникам проекта необходимой им информации.
- Отслеживание и контроль в постоянном режиме проводимых мероприятий и процессов, внесение в них корректив при необходимости:
- контроль над соблюдением сроков подготовки и внедрения отдельных процессов;
- анализ выполнения утвержденного бюджета и внесение в него изменений;
- анализ соблюдения календарного плана, выяснение причин отклонения, корректировка его по согласованию с причастными к процессу участниками;
- анализ влияния возможных отклонений в ходе выполнения отдельных работ на ожидаемый результат в целом.
- Проведение переговоров в интересах заказчика, отстаивание его интересов в отношениях с партнерами.
- Выявление рисков, грозящих проекту, организация мероприятий по их устранению или минимизации влияния.
- Подготовка текущих и итоговых отчетов (совместно с куратором) для руководства организации и заказчика.
При необходимости работодатель может детализировать обязанности, предусмотренные должностной инструкцией, в зависимости от специфики той отрасли, в которой предполагается реализовать инициативу. В частности, здесь можно перечислить формы, документы и отчеты, которые обязан готовить проектный менеджер, установить сроки их подачи, прописать специфические особенности деятельности (например, участие в сдаче объекта строительства в эксплуатацию).
В информационно-технологических компаниях роль проектного руководителя не заканчивается управлением командой. Помимо планирования, контроля и коммуникации на работу менеджера влияют его личностные особенности.
Основные навыки
Первая категория специализации ̶ основные навыки. Это необходимый инструмент любого проджект-менеджера:
- Способность к социальной организации. Основой работы руководителя является управление людьми. Для успешного выполнения задач менеджер помимо опыта должен обладать лидерскими качествами, чтобы сплотить незнакомых людей в единую систему.
- Многофункциональность, обширные знания. Обязателен опыт в регулировании временных рамок, работы персонала, поставок. Контроль над действующими договорами, контрактами, финансированием и стоимостью.
- Универсальность. Быстрая переквалификация, например, с нефтяной промышленности в продовольственную отрасль.
Ключевую роль в работе руководителя занимают умение управлять временем команды, оперативно решать проблемы. При возникновении трудностей способность мгновенно менять тактику.
Личные качества
Индивидуальные особенности PM напрямую влияют на будущий успех ИТ-компании. Необходимые черты характера успешного проектного менеджера:
- Коммуникативность. Навыки переговорщика облегчат решение спорных вопросов между участниками проекта.
- Ответственность. Способность отвечать не только за свою, но и командную работу.
- Стойкость. Лидер должен оставаться спокойным при любых непредвидимых обстоятельствах.
- Упорство. Стремление к цели, отличному результату вне зависимости от внешних факторов.
- Самостоятельность (решительность). Умение быстро принимать решения.
- Знание морального кодекса. Понимание правил достойного поведения.
- Стрессоустойчивость.
Личностные качества важны всем участникам деятельности. Ведь успешно завершенный проект принесет успех не только управленцу, но и всей компании.