Спонсор проекта

Спонсор проекта отвечает за его успех, обеспечивает получение результата, своевременность выполнения задачи в раках бюджета и нужного качества. Это квалифицированный сотрудник организации, который может организовать команду и контролировать каждый этап работы для достижения желаемых результатов.

Кто это такой

Спонсором или куратором выступает сотрудник компании, которые отвечает за реализацию проекта. Он обеспечивает организацию общего контроля, поддерживает финансовые, материальные и человеческие ресурсы. Этот человек несет прямую ответственность за достижение цели. После завершения работы директор или президент компании спрашивает отчет именно с него.

Какова его роль в проекте

Главная роль – реализация поставленной задачи. В современном мире, где зачастую сталкиваются с экстремальными проектами, спонсор достигает бизнес-результатов. Он обеспечивает возврат инвестиций и другие стратегические и тактические выгоды.

С учетом превалирующей организационной динамики, спонсор должен заранее предугадать развитие событий в течение всего процесса реализации поставленных задач. Специалист должен иметь влияние в организации для разрешения конфликта приоритетов.

Чтобы вложиться в сроки, он должен уметь разрушать организационные барьеры и быстро принимать решения, даже если с ним не согласны другие участники.

Спонсор выступает главным фактором успеха или неудачи в непредсказуемых бизнес-проектах.

Его основные функции и задачи

Куратор становится главным источником решений, которые не входят в полномочия менеджера. К его типичным обязанностям и задачам относят:

1. Ответственность за средства, потраченные на реализацию идеи.
2. Определение и формирование бизнес-плана.
3. Утверждение содержания, целей, составление расписания, бюджета.
4. Издание приказов и распоряжений.
5. Назначение менеджера или утверждение его назначения.
6. Мониторинг экономических, политических, конкурентных, технологических факторов, окружающих проект.
7. Введение, утверждение основных изменений, которые касаются предоставления средств.
8. Контроль хода выполнения работы.
9. Формулировка стратегических указаний для менеджера.
10. Установка стратегических приоритетов, разрешение конфликтов, переадресованных другими участниками команды.

Спонсор должен сотрудничать с менеджером, обеспечить достижение конечного результата в установленные сроки.

Должностная инструкция наделяет куратора полномочиями, достаточными для выполнения функций.

Как найти человека на должность спонсора проекта

Чаще всего спонсором проекта назначают сотрудника организации из руководителей высшего звена. Если задача сложная, с высоким уровнем риска, на должность назначают коллективного управляющего, то есть трех или больше человек. Это происходит в ситуациях, если генеральный менеджер не способен лично выполнить работу.

Документы, регламентирующие его деятельность

Куратор действует в рамках проектной документации. Его робота основана на следующей документации:

1. Уставе проекта. Он формализует все договоренности между участниками.
2. Плане проекта. В нем описана последовательность, сроки достижения задачи, трудоемкость реализации.
3. Техническом задании. Оно на уровне стратегии позволяет определить задачи и обязанности, требуемые от исполнителя. Документ содержит информацию о входных и выходных данных, бюджета, графика работы и должностных инструкций. Это один из руководящих документов для определения отношений между заинтересованными сторонами.

Также пользуются журналом регистрации рисков или проблем. В нем описаны механизмы минимизации, вероятность их возникновения.

Обойтись без проектного управления в бизнесе нельзя. В противном случае могут возникнуть непредвиденные негативные последствия. При хаотично управлении и отсутствии целей  будут регулярно срываться сроки, сотрудники не исполнят обязательства. Также можно столкнуться с нехваткой ресурсов.

Внедрить проектное управление мгновенно нельзя. Это может растянуться на несколько лет. При этом будет постепенно повышаться уровень зрелости механизмов, улучшится процесс взаимодействия сторон, сформируется осознанность персонала, что положительно отразится на показателях работы организации.

Что написано про спонсора проекта в PMBook

PMI (PMBoK) – это американский стандарт, согласно которому управляют проектами и организациями. Он также выступает основой для сертификации специалистов, которые будут управлять проектом.

В PMBoK 6 указано, что спонсор – это движок проекта, отвечающий за запуск, поддержку менеджера и реализацию выгод. Компании, которые вовлекают таких специалистов, достигают успеха на 40% больше остальных.

Как стать спонсором проекта и какие компетенции для этого развивать

Чтобы стать куратором проекта, необходимо иметь достаточное влияние внутри компании. Такой сотрудник должен:

1. Понимать стратегию организации цели, помогающие в реализации.
2. Уметь принимать решающие решения быстро.
3. Быть лично заинтересованным в успехе.

Спонсор должен быть квалифицированным управленцем, должен уметь организовать работу команды, своевременно контролировать все этапы. Он обязан наладить контакт с менеджером, так как только их согласованная работа позволяет достичь хороших результатов.