Приемка товаров по количеству и качеству

Одной из важных составляющих работы любого предприятия является приемка товаров по количеству и качеству. Это целый комплекс мероприятий, которые нужно выполнить сторонам договора во избежание судебного решения проблем. Чтобы не допустить разногласий в этом вопросе, весь механизм принятия поступившей продукции регламентирован Гражданским кодексом России, а также соответствующими инструктивными документами, разработанными еще в 60-х годах XX века и модернизированными позже. Для различных видов изделий предусмотрены свои особенности, поэтому в договоре могут быть выписаны другие правила.

Общие правила, касающиеся приемки товаров

При получении заказанной продукции на предприятии или в магазине проводится ее приемка. Это процесс, который состоит из таких этапов:

• проверка качества, количества и комплектности полученных изделий;
• оформление необходимых подтверждающих документов;
• принятие продукции на учет.

Все действия по проверке поставки проводятся опытными сотрудниками, на которых возлагается материальная ответственность. Они должны владеть нормативной базой относительно сроков и правил принятия изделия, разбираться в показателях качества и количественной оценке продукта, уметь правильно составлять требуемую документацию. Если процедура приемки по качеству и комплектности проведена небрежно или с нарушениями, то шансы предъявить обоснованные претензии транспортным компаниям или изготовителям резко уменьшаются.

Получая груз, ответственное лицо обязано удостовериться, что характеристики изделия (цена, количество, наименование), указанные в сопроводительных документах, соответствуют реальному положению вещей. К грузу по договору поставки могут прилагаться такие бумаги:

• Накладная товарная. Используется для оформления реализации продукции сторонним организациям. Один ее экземпляр остается у поставщика, другой – передается покупателю для принятия на учет.
• Накладная товарно-транспортная. Как правило, применяется при доставке с помощью автомобильного транспорта и составляется в 4 экземплярах. Включает в себя два раздела: товарный (регламентирующий взаимоотношения между получателем и отправителем) и транспортный (определяет отношения транспортного предприятия с грузоотправителем). Одна копия нужна для оприходования груза в магазине или на складе.
• Счет. Выдается фирмой, поставившей изделие, и является основанием для перечисления денег, поскольку удостоверяет цену и факт поставки продукции.
• Счет-фактура. Отличается от обычного счета тем, что содержит детальную информацию о каждом виде продукции (название, цену каждого вида продуктов, номера транспортных документов, общая сумма к оплате). Со счетом-фактурой удобно работать, если перечень наименований поставляемой продукции обширен.

Кроме того, нужно изучать содержимое и других бумаг, в частности, о сертификации (для тех видов изделий, которые должны сертифицироваться) и сроках годности (если он обязательно должен присутствовать).

Если никаких проблем не возникло, представитель получателя подписывает сопроводительные документы и ставит на них круглую печать.

Иногда приходится слышать дискуссии о том, приемка и оприходование – это одно и то же или нет. Существуют разные мнения на этот счет. Одни специалисты утверждают, что это тождественные понятия, поскольку результатом их проведения становится увеличение количества остатка продукции на складах. Другие говорят, что когда товар принимается, то это подтверждается приходной накладной, свидетельствующей о том, что это изделие или материал куплено у конкретного продавца. По результатам либо происходит перечисление денег на счет поставщика, либо изделия возвращаются. Оприходование – это составная часть инвентаризации, когда неучтенные, но имеющиеся в наличии товары ставятся на приход. Поэтому делается вывод, что приемка товара на склад подтверждает приобретение продукта, а оприходование проводится лишь в случае выявления неучтенного груза на складе.

Особенности приема товара по количеству

Инструкция № П-6 описывает мероприятия, которые предпринимаются для определения количественных показателей при получении груза, они во многом зависят от упаковки груза и способа его доставки. Согласно этому документу, получение продукции может состояться в таких местах:

• на складе отправителя – если груз забирается самовывозом;
• на складе покупателя – при доставке отправителем;
• на месте разгрузки или вскрытия транспортного средства – когда продукцию выдает перевозчик.

Инструкция предписывает начинать проверку со сравнения количества изделий в наличии с количеством, указанным в сопроводительных и транспортных документах. Если таковых не имеется, то поступившую продукцию разгружают и берут на ответственное хранение до получения нужных бумаг, о чем составляется акт.

Количественная проверка подразделяется на два стадии:

• Предварительная. Это изучение при разгрузке массы нетто (в упаковке) и количества мест товарных, а если изделия не затарены, то массы нетто (чистого веса) и количества единиц товарных. Также проверяется состояние и целостность упаковки или тары, в том числе пломб и маркировочных знаков. Наличие неисправностей, нарушения пломбировки, следы вскрытия – это весомые основания отказаться от принятия продукта. Если груз присылается в стандартной таре без нарушений (крупы, сахар, мука), то он принимается исходя из количества мест. Если продукт отгружался бочками, то происходит прием каждого места отдельно по брутто после завеса тары и сравнения ее со спецификацией или образцом.
• Окончательная. Проводится параллельно с распаковкой, проверяется масса нетто и количество единиц изделия в каждом месте товарном.

Инструкция устанавливает такие сроки приема продукции:

• Для груза в поврежденной, открытой таре или без нее. В момент получения его со склада транспортной компании или непосредственно от поставщика, а также в момент разгрузки неопломбированных и вскрытия опломбированных контейнеров и транспортных средств, не позже сроков, определенных для их разгрузки;
• Для груза в сохранной таре. По количеству мест и весу брутто применяются нормы, определенные для открытой тары. По количеству единиц и весу нетто сразу после распечатывания упаковки, но не позднее 10 дней, а для скоропортящихся продуктов – максимум через сутки после получения при самовывозе или доставке, а также при получении у транспортной организации.

Несколько иные сроки, если речь идет об отдаленных районах или о крайнем Севере. Здесь приемка непродовольственных товаров, например галантереи, происходит в течение месяца со времени ее поступления на склад. Приемка продовольственных товаров должна проводиться не позднее 40 дней, а скоропортящихся – 48 часов после поступления.

При количественной оценке обычно используется сплошной метод, т.е. проверяется все. В случае, когда продукция по одному документу поставлена в нескольких вагонах, контейнерах или автофургонах, по согласованию сторон можно использовать выборочный принцип, а результаты распространить на всю партию, если такой вариант возможен по договору или стандартам. Приемка товара на склад производится в тех единицах измерения, которые указаны в сопроводительной документации.

Что касается проверки массы нетто, то в соответствии с техническими условиями и стандартами проводится одновременная проверка массы продукции и массы тары, все это актируется. Если масса тары больше, чем означено на трафарете или в документации, то такая ситуация носит название завес тары. Акт относительно массы тары составляется максимум через 10 суток после ее высвобождения, а если перевозились влажные продукты (соления, джемы), то сразу после высвобождения, в этом же акте указывается и масса содержавшегося продукта. На таре делается четкая отметка о завесе несмываемой краской.

Излишки или недостача, что делать?

В случае, когда при проверке груза выявляются излишки или недостача, то инструкция (п.16) рекомендует приостановить все мероприятия, составить акт о недостаче или излишках. Кроме того, нужно не допустить смешивания этих изделий с другими похожими и принять меры для обеспечения сохранности груза. Если имеет место несоответствия массы брутто, прописанной на трафарете или в документах, массе отдельных мест, то вскрывать упаковку не следует.

После приостановки процесса для выяснения обстоятельств немедленно вызывается уполномоченное лицо компании-поставщика для подготовки акта. Если упаковывал продукт изготовитель, который не являлся отправителем, то приглашается его представитель из того же города, который обязан явиться не позже следующего дня, а если продукт скоропортящийся – то на протяжении 4 часов после сообщения. Иногороднему представителю на это дается 3 дня.

В случае неявки вызванного представителя, а также в ситуациях, когда его приглашение не является обязательным, к дальнейшим действиям привлекают представителей общественности. Как правило, это лицо, делегированное профсоюзной организацией и имеющее удостоверение выданное директором. Представителями от общественности не могут быть лица материально ответственные и их подчиненные, а также люди, связанные с учетом, хранением, отпуском материальных ценностей.

Результатом проверки становится акт, содержащий информацию о количестве недостающего груза и ряд дополнительных сведений. В частности, у акта могут быть такие приложения:

• упаковочные ярлыки;
• копии сопроводительных бумаг;
• пломбы, снятые с тарных мест;
• удостоверения участников проверки;
• квитанции о проверках веса со станции назначения;
• транспортный документ (оригинал);
• акты отмеров и отвесов измерительного оборудования и др.

После должного оформления претензия о недостаче или уведомление о наличии излишков в течение 30 дней (на крайнем Севере – 60 дней) почтой с уведомлением о вручении или заказным письмом отправляется поставщику, у которого есть 10 дней на рассмотрение и мотивированный ответ.

Покупатель имеет право требовать от продавца:

• восполнить недостачу в рамках срока действия соглашения, в противном случае возможен лишь возврат денег и возмещение убытков;
• возместить непредвиденные расходы на покупку необходимой продукции у других фирм;
• выплаты неустойки;
• отказ от принятия груза, если в контракте прописан пункт такого содержания.

Если претензия признается, то в течение 10 дней сумма, равная стоимости недостачи должна быть перечислена покупателю. Если претензия отвергается, то все полученные поставщиком документы возвращаются заявителю и могут быть использованы при возможном судебном иске.

Как принимается продукция по качеству

Приемка продукции по качеству регламентируется инструкцией №П-7, если с этим согласны обе стороны. Когда происходит приемка товаров по качеству, очень важно соблюсти установленные сроки проверки и составления соответствующих актов:

• если поставка происходит в пределах одного города, то продукция принимается не позже, чем через 10 дней после получения (скоропортящаяся – в течение суток);
• если поставка иногородняя, то срок возрастает до 20 суток, а по скоропортящимся изделиям сохраняется на том же уровне;
• в труднодоступных местностях и на крайнем Севере сроки для продукции таковы: для непродовольственных, в т.ч. галантерейных товаров – 2 месяца, продовольственных – 40 дней, скоропортящихся – 8 часов с момента завоза в магазин.

Инструкция четко указывает на то, что наличие некомплектных или недоброкачественных товаров является основанием для приостановки предварительной приемки по качеству. Продукция сохраняется, составляется акт, где отмечается количество осмотренных изделий и выявленные недостатки. После этого создается комиссия, в работе которой принимает участие представитель компании-отправителя. Он вызывается так же, как и при проверке количественных характеристик груза, при его неявке задействуется представитель общественности. Возможна и односторонняя приемка товара по качеству, однако это должно быть прописано в договоре.

В акте проверки содержится такая информация:

• дата составления и номер акта;
• адрес и название магазина, который получил груз, поставщика и отправителя;
• сведения о лицах, принимавших участие в работе комиссии (ФИО, должность, уполномочивающее удостоверение);
• реквизиты договора и сопроводительных документов, коммерческого акта (если есть);
• реквизиты уведомления о вызове представителя другой стороны;
• информация о дате прибытия партии, времени ее выдачи перевозчику и доставки в предприятие розничной или оптовой торговли;
• целостность пломб и состояние упаковки;
• условия складского хранения груза.

Кроме этого, в акте описывается, сколько изделий, из общего числа предоставленных, подверглось осмотру, сколько обнаружено брака или несоответствия условиям, прописанным в контракте. Перечисляется нормативная база, дающая основания понизить сорт продукта, детализируются обнаруженные дефекты и предполагаемые причины их появления. Если обнаружен бой продуктов, в том числе в таре из стекла, сохранять бой до приезда ответственного работника продавца.

Во избежание ошибок и недоразумений с партнерами целесообразно пользоваться унифицированными или типовыми формами, в частности № ТОРГ-1 (изделия) или М7 (материалы).

Нередко доказать недостаточное качество продукта бывает нелегко, особенно если стороны не желают идти навстречу друг другу. Судебная практика свидетельствует о том, что суды принимают как доказательство такие аргументы:

• продукт не соответствует условиям контракта или законодательным требованиям относительно технического регулирования;
• экспертное заключение;
• согласие продавца на замену груза.

Если поставщик отказался прислать ответственное лицо, то проверять качество нужно в соответствующей инспекции или экспертном бюро. При отсутствии подобных органов в месте нахождения магазина производится отбор проб (образцов), если это предусмотрено контрактом. Они пломбируются или опечатываются, а этикетки подписываются членами комиссии.

Если приемка товаров по качеству не выявила дефектов, но они проявились позже в период действия гарантии (если он установлен), то на составление акта отводится 5 дней (но не позже гарантийного срока). Если таковой срок не устанавливался, то акт может быть составлен на протяжении 4 месяцев после получения продукта в 5-дневный срок после выявления скрытого дефекта. В ситуациях, когда возникновение недостатков вызвано неправильным хранением/использованием со стороны покупателя или воздействием непреодолимой силы, проблема решается, чаще всего, путем организации экспертизы.

Некомплектную или некачественную продукцию магазин обязан сохранять до момента принятия изготовителем решения о его дальнейшей судьбе. Порядок предъявления претензий аналогичен процедуре, выписанной для качественной оценки. Если же дефект был обнаружен покупателем, то к претензии прикладывается его заявление, заключение магазина, копия чека и справка о стоимости ремонта.

Принципы и технологии хранения изделий и подготовки их к продаже

Приемка товара по количеству и качеству необходима для того, чтобы избежать недостач или получения неисправного или просроченного продукта. Однако не менее важно правильно хранить полученную продукцию, чтобы обеспечить ее сохранность и высокое качество, а также избежать претензий со стороны потребителей.

Хранение состоит из укладки продукции, ее оптимального размещения, ухода и наблюдения. За этим обязаны следить материально ответственные сотрудники. В зависимости от формы, массы и свойств продукта, его могут размещать разными способами, наиболее распространенными являются:

• Штабельный (напольный). Применяется для размещения крупных партий однородных непродовольственных товаров, упакованных в ящики, мешки, бочки, кипы. При этом важно, чтобы в помещении склада обеспечивалось соблюдение санитарных норм и циркуляция воздуха. Поэтому штабеля должны находиться на поддонах не менее чем в полутора метрах от батарей и полуметре от внешних стен, также нужно оставлять между штабелями проходы шириной 1,5 метра. Важно, чтобы штабель был устойчивым.
• Стеллажный. Пользуется популярностью, поскольку позволяет более эффективно использовать пространство. На стеллажи (металлические или деревянные) выкладываются распакованные или в упаковке изделия (десятками, рядами и т.д.). При выкладывании на поддонах создается возможность применения различных подъемных механизмов.

К основным требованиям по укладке относятся такие:

• на верхних ярусах складываются изделия с длительным сроком хранения, а также такие, которые отпускаются относительно большими партиями;
• изделия однородные, вроде галантерейных товаров, следует размещать по обе стороны от прохода на стеллажах;
• вручную желательно укладывать продукцию вертикально в одну или в соседние ячейки;
• ящики и коробки складываются в любом случае наружу маркировкой, что позволяет упростить их идентификацию.

Для художественных изделий нужна определенная влажность и температура. На примере галантерейных товаров можно рассмотреть, как организовывается их хранение и подача в зале.

Для галантерейных товаров свойственно разделение по видам (металлические, кожаные, пластиковые) и размещение на подтоварниках и стеллажах. При этом размещение должно производиться таким образом, чтобы сначала реализовывались изделия, которые поступили раньше. Для вещей из пластика, например, мыльниц, футляров, расчесок, важно соблюдать противопожарную безопасность. Изделия из металла необходимо оберегать от ржавчины и протирать сухой тряпкой. Хранение галантерейных товаров навалом или на полу не допускается.

Галантерея в зале размещается обычно в специализированных отделах или в отдельных секциях. Перед подачей вещам придается привлекательный торговый вид, металлические и пластиковые элементы начищаются, ремешки, кошельки, сумки, зеркала протираются, шарфы, платки, галстуки утюжатся. Вещи некондиционные или утратившие товарный вид, продавать запрещается. В торговом зале выкладка галантерейных товаров проводится таким образом, чтобы посетитель мог увидеть все их преимущества и сделать осознанный и объективный выбор. При этом продавец магазина обязан оказывать всяческое содействие покупателю и предоставлять ему необходимую информацию.