Поставки и закупки оборудования

Поставками оборудования и его проблематикой на предприятии занимается сразу несколько подразделений:

• закупка оборудования – зона ответственности снабженцев,
• созданием параметров работы занимаются технологи,
• эксплуатирует оборудование производственный персонал,
• ремонтируют – механики ремонтной службы.

Из этого следует, что оборудование нередко становится конфликтной темой во взаимодействии заинтересованных подразделений, а вопросы такого взаимодействия – частью проблематики поставок оборудования. Некоторые принципы процесса управления оборудованием и его закупками аналогичны как для производств, так и для предприятий сферы услуг. Некоторые – различается. Своя специфика существует и при закупках сложного высокотехнологичного оборудования. Но поскольку оборудование относится к одной из самых капиталоёмких статей ведения бизнеса, при закупке желательно учесть все нюансы.

Макропроцесс поставки оборудования

Если рассматривать процесс поставки оборудования на уровне макропроцесса, то в нём можно выделить следующие этапы:

1. Анализ потребности в приобретении оборудования. Тип и параметры оборудования продиктованы технологическими требованиями и стандартами, предъявляемыми качеством готовой продукции. Поэтому на этом этапе оценивается способность оборудования обеспечить качественный результат и выполнение требований к услуге или продукту. А, значит, нужно проанализировать все учётные факторы и чётко определить параметры технологического процесса при производстве. Для этого, как правило, собирают совещание с привлечением экспертов, где, помимо технологии, проговариваются и другие факторы, которые потом станут основой для подготовки технического задания на закупку:
   • стоимость альтернативных вариантов закупки,
   • квалификация обслуживающего персонала,
   • производительность,
   • диапазон допускаемых параметров,
   • трудоёмкость при обслуживании и ремонте,
   • удобство в эксплуатации др.
   • Чтобы не пропустить значимых факторов к анализу привлекаются все заинтересованные стороны.
2. Подготовка технического задания и проектирование.Аналитический отчёт и план закупок оборудования становятся основой для технического задания, которое готовит главный инженер или механик, при необходимости согласовывая требования с технологами. Одновременно осуществляется проверка на ошибки. Техническое задание становится в этом процессе контрольной точкой, что при обнаружении недоработок планирования позволит избежать больших расходов. На этом же этапе готовится проект установки узла оборудования (или линии) с привлечением своих ответственных подразделений или субподрядных организаций.
3. Приобретение оборудования. При закупке оборудования ряд проблем возникает вследствие кажущейся элементарности процесса, который не доводится до конца. Например, распространённой называют практику закупки оборудования с сопровождающей документацией на иностранном языке, но без качественного перевода или договор без пунктов о монтаже и наладке. В итоге – приведение оборудования в рабочее состояние требует привлечения дополнительных ресурсов (времени, рабочей силы, финансирования), что срывает сроки реализации проектов. Альтернативой этому варианту становится вариант закупки, когда представитель компании-поставщикаучаствует в установке. Однако, поскольку такой вариант всегда более дорогостоящий, чаще используется вариант, когда покупатели стараются договориться о схеме оплаты, при которой полная стоимость оборудования оплачивается уже после производства пробной партии продукта. В этом случае поставщики сами стараются оказать максимально полную информационную поддержку закупающей стороне.
4. Приёмка оборудования. Техническое задание становится основанием не только для заказа, но и для приёмки оборудования. Причём, принимать должны не снабженцы, а представители отдела, которыйотвечает за его установку. Специалисты с большей вероятностью обнаружат несоответствие комплектности и профессионально смогут оценить информативность сопроводительной документации.
5. Монтаж оборудования и ввод его в эксплуатацию. Основанием для монтажа является проект установки, которым руководствуется службы во главе с главным механиком или инженером. Если на этом этапе установка перепоручается субподрядной организации, механик и инженер осуществляют контроль работ. Нередко уже в процессе установки вносятся изменения, которые необходимо письменно отображать в проекте и, одновременно с этим, – согласовывать со всеми заинтересованными подразделениями, чтобы это не стало потом сюрпризом для технологов.
6. Валидация. До тех пор пока не будет подтверждено, что оборудование способно выполнять весь технологический объём требований, оно не может считаться достоверно работоспособным. Для проверки оборудованияпод надзором представителей принимающей стороны:
   • сверяются заявленные в документации производителя и фактические параметры,
   • тестируется работа в разных режимах, на разных скоростях и в изготовлении разных видов продукции,
   • оценивается качество продукции, выпущенной в разных режимах, на разных уровнях производительности.

Даже работоспособное оборудование не всегда выполняет все требования производственного процесса, поэтому рекомендуют изготовить несколько опытных мини-партий продукции. За это время можно убедиться в стабильности процесса и результата.

Отдельным пунктом этапа считается фиксирование параметров работы оборудования в процессе испытаний. Полученные данные становятся базой для создания технической документации и правил использования оборудования при массовом производстве. Итогом этапа становится акт приёмкиоборудования. Поскольку под документом ответственные лица ставят свои подписи, к самой проверке они относятся с большей ответственностью.

Далее в работе с оборудованием следует этап разработки техническо документации, в которой собираются инструкции по эксплуатации, рабочие инструкции, технические регламенты. На последующих стадиях, до вывода оборудования из эксплуатации, оно, как правило, проходит ещё этапы планово-предупредительного и текущего ремонтов, обслуживания в ходе эксплуатации, анализа работы.

Особенности договоров поставки оборудования

Для максимального устранения спорных моментов в будущем в договоре поставки оборудования, кроме стандартных пунктов, должны быть проговорены ряд значимых факторов:

• В части предмета договора прописываются гарантии поставщика, что оборудование в момент его передачи свободно от притязаний третьих лиц, не является общей собственностью, не находится под арестом и не заложено.
• Отдельно проговаривается (если это важно), что в оборудовании использованы только оригинальные запчасти или элементы, одобренные производителем.
• В части порядка расчётов оговаривается, входит ли в понятие «поставка» доставка, установка и монтаж. В некоторых случаях (особенно при закупке высокотехнологичного оборудования) технологическая отладка оборудования становится составной частью поставки, а иногда к этому добавляется и сервисное обслуживание на протяжении всего времени обкатки.
• В части условий поставки следует оговорить, кто и как будет доставлять оборудование, особенно если от качества перевозки напрямую зависит его работоспособность.
• Желательно отдельным пунктом прописывать требования к упаковке. В основном, производитель упаковывает свою продукцию так, чтобы материал упаковки мог защитить оборудование от повреждений. Но происходит это далеко не всегда (производитель экономит на качестве картона, пенопласте, металлических защитных элементах), что приводит к повреждениям в момент перемещения оборудования.
• Если требования к упаковке повышены, в договоре следует оговорить, кто будет оплачивать дополнительную упаковку (например, обрешётку).
• Вопрос приёма оборудования при получении следует подробно прописывать, независимо от того, как будет осуществлена доставка (самовывозом, грузоперевозчиком и др.). Обычно приём-передача осуществляется путём подписания товарной накладной, но в целом ряде случаев, когда при осмотре невозможно установить целостность, работоспособность и даже наличие деталей оборудования, процедуру подписания документа передачи следует обсудить подробнее с возможным контролем обеих сторон. Часто для выдвигания претензий от получателя поставщику предоставляется определённый договором срок, по истечении которого получатель лишается права предъявлять претензии по комплектности.

Некоторые из упоминаемых факторов могут показаться излишними, но небрежность в этих вопросах регулярно влияет на взаимоотношения с поставщиком и отражается на качестве закупаемого оборудования.

Специфика закупки «сложного оборудования»

«Сложным оборудованием» здесь называется технологическое и высокотехнологическое оборудование, которое необходимо для производства высокоточных услуг и сложных товаров, а также комплекс связанных компонентов (узлов) оборудования. Общепринятого понятия «сложного оборудования» нет, но есть понятие «сложных товаров», определение которого содержится в пунктах Постановления Правительства РФ № 924, что можно связать с конкретными примерами оборудования. Так к «сложному оборудованию» в области производства товаров можно отнести станки для производства электроники, в области выполнения работ – специальную технику для прокладки тоннелей, в области оказания услуг – телекоммуникационное оборудование и т. д.

Отсутствие определений и регламентов затрудняет выход на торги с чётким техническим заданием, с одной стороны, и с избытком технических подробностей – с другой стороны. Проблема в том, что последний вариант (с технической детализацией каждого требования) позволяет заказчику получить желаемое предложение с большей вероятностью, однако избыточно подробное техническое задание для конкретного оборудования может стать основанием для обжалования в ФАС в качестве нарушения 135-ФЗ. Списанное с характеристик конкретного оборудования техническое задание (особенно, если оно не является инновационным) при большой конкуренции поставщиков имеет больше шансов спровоцировать жалобу.

Тендеры и их проведение

Для начала нужно выбрать площадку для тендеров, которая вас устроит. Такой подход позволит систематизировать подход к процессу организации закупок. Посредством создания личного кабинета появляется возможность в режиме реального времени и актуальных данных проанализировать информацию о спросе и предложениях интересующих продуктов.

Для того чтобы определиться с тендерной площадкой, на которой будет производиться процесс закупки нужно расставить приоритеты. Тендерные площадки бывают:

• крупные, федеральные;
• мелкие, региональные.

В зависимости этого есть варианты выбора региональных, либо федеральных торговых площадок. Также, необходимо провести мониторинг сопоставления объёма будущих, предстоящих закупок со стоимостью присутствия на данной торговой площадке. Если сумма расходов будет превышать более 1% от суммы потенциально возможной сделки, то вполне резонно предположить, что данная площадка вам не подходит.

Приглашение

Далее в процесс вступает пригласительный посыл закупщиков. Как говорится, у нас купец, у вас товар. Чтобы пригласить интересующих вас поставщиков на площадку, где разыгрываются тендеры, закупщик должен оформить к рассылке официальные документы на имена руководителей компаний-партнеров. Правильно составленное техническое задание при проведении закупок очень важный момент, который не стоит пускать на самотёк. Даже разослав письма, необходимо совершить телефонный звонок с целью уточнения получили ли рассылку адресаты и еще раз напомнить о приглашению к участию.

Стоит отметить, что бесконечный бюрократический процесс способен затянуть торги не в то русло и окончательно расстроить сделку, поэтому перед проведением торгов стоит четко выстроить основы документооборота, чтобы не затеряться в бумагах и документах.

Как принимать оборудование у поставщика

Если сделка заключена, то подходит момент принятия оборудования заказчиком. Тут важны как документы, так и присутствие специалистов. Главное, чтобы при приёмке оборудования присутствовали не только специалисты, способные оценить технические характеристики товара, но и представитель бухгалтерии, способный оценить качество оформленных документов. Заполнение обязательных реквизитов в присутствии обеих сторон обязательно, т.к. даже если по факту всё соблюдено, то остаются документальные формальности, при попустительстве которых могут пострадать обе стороны процесса.

В данной ситуации присутствует преимущество, что закупка официально прошла все этапы и поставщика можно отследить и принять меры как и положительные, так и отрицательные. На вопрос нанимать ли поставщика ответ однознаный-да! Только официально оформленное учреждение или ИП способно содержать в своём распоряжении все виды специалистов, которые каждый на своем этапе способен обеспечить сделке верное правовое и документальное оформление.