Проектный офис

Любая компания или организация, ориентированная на проектное управление, требует особой корпоративной системы управления реализуемыми инициативами. При этом проектное управление может быть ориентировано как вовне (на создание определенного продукта, или новой технологии), так и внутрь (на организацию работы в самой компании). Отличительная особенность такой организации деятельности – это проектный офис (PMO), который создается при старте нового замысла.

Что такое проектный офис, его роль и преимущества

Понятие "проектный офис" определено в международном "Своде знаний по управлению проектами" (PMBoK, 5 редакция). Там оно описывается, как некая организационная структура, призванная решать задачи структуризации и упорядочивания всех процессов, связанных с реализацией нового замысла, а также обмениваться методологиями, инструментами и ресурсами.

Если говорить более понятным языком, то проектный офис – это временная структура, создаваемая в компании для выполнения конкретных функций, связанных с разработкой и внедрением новой идеи, чаще всего – инвестиционного проекта. В него включают необходимых специалистов (менеджеров и технический персонал), обеспечивают требуемыми техническими и программными средствами. В литературе такие образования также могут носить и другие схожие названия, не меняющие самой сути структуры:

• офис проекта;
• служба (офис) управления проектом;
• PMO (Project Management Office).

В крупных компаниях подобные структуры действуют на постоянной основе и представляют собой обособленные подразделения, главной целью которого является оказание поддержки руководителю того или иного инвестпроекта в части управления командой.

Также офис собирает нужную информацию, разрабатывает бизнес-процессы и внедряет их в компании.

В зависимости от уровня управления, проектный офис в организации может быть:

• центральный (корпоративный, программный) – уровень компании, он планирует работу, координирует работу подразделений низшего уровня;
• функциональный – уровень одного из подразделений в организации;
• проектный – созданный для реализации одного замысла.

Как правило, такие подразделения, как проектный офис, возникают не на пустом месте. Сначала руководством проводится аудит текущей работы организации, а также ее результативности, и принимается принципиальное решение внедрить проектный метод работы. После этого осуществляется обследование деятельности компании относительно возможности реализации в ней инвестиционных замыслов и разрабатывается методология ведения программ. Только после внедрения такой корпоративной системы происходит формирование офиса, и запускаются пилотные идеи по новой модели работы.

На начальном этапе внедрения большую роль играет личность руководителя офиса, который должен убеждать людей личным примером, организовывать устойчивые взаимосвязи со специалистами других подразделений, преодолевая сопротивление не заинтересованных в результате руководителей. В таких условиях менеджер должен значительным уровнем полномочий от начала и до самого окончания внедрения идеи.

Сама структура в процессе своего развития обычно проходит следующие фазы:

• Формирование. Составление положений об отделах, должностных инструкций под разработанные регламенты, утверждение условий работы и оплаты труда. Создание и структурирование базы данных.
• Накопление опыта. Завершение процесса формирования баз данных, переход к контрольной функции относительно распределения ресурсов.
• Анализ деятельности. Исполнителям передается накопленный опыт по проектной деятельности, дорабатывается нормативная база. Проводятся аудиты и контрольные проверки приоритетных направлений.
• Развитие. В крупных компаниях может создаваться несколько PMO разного уровня в зависимости от типа заданий и специализации.
• Стратегическое управление. Свойственно только организациям, способным формировать целые портфели инвестиционных программ и формулировать собственную инвестиционную политику.

После успешного прохождения трех первых фаз можно сделать вывод, что подразделение начало функционировать. Следующими задачами руководства становится поиск новых идей, способных дать требуемый результат, и их качественное сопровождение.

Состав и основные функции

В организации или компании первым лицом PMO чаще всего выступает заместитель руководителя фирмы или директор департамента или другого структурного подразделения. Это выглядит логичным, поскольку уровень полномочий такого человека высок, но вместе с тем он, в отличие от первого лица компании, сможет уделять внедряемой идее гораздо больше времени.

В состав проектного офиса на постоянной основе входит 2-3 человека, составляющих ядро любого начинания – руководитель, менеджер по вопросам планирования и методолог. Такой подход позволяет достичь в этом важном вопросе стабильности работы и предсказуемости результатов. В зависимости от поставленных задач, тематики и сложности утвержденного замысла, в состав PMO дополнительно могут включаться:

• куратор (координатор, администратор) проекта;
• главный менеджер (руководитель) конкретной программы;
• менеджер по подготовке документации и отчетности;
• специалист – системный администратор, отвечающий за информационное обеспечение работы;
• менеджер по подбору, распределению кадров и обучению персонала;
• менеджер по вопросам распределения техники;
• аудитор;
• тренер;
• специалист по закупкам и распределению ресурсов;
• специалист по управлению портфелями инициатив.

По ходу развития задумки PMO может трансформироваться, состав меняется, исходя из итогов выполнения задач и проявления новых рисков.

Круг задач, возлагаемых на офис, чрезвычайно широк. Он очень зависит от конкретного начинания и может включать в себя проведение консультаций, семинаров и тренингов для менеджеров среднего и высшего звена, создания программного обеспечения, контроль над результатами. При одновременном внедрении нескольких замыслов, необходимо учитывать их взаимовлияние, чтобы не допустить сбоев в ресурсном обеспечении. Обычно работа такого рода структур базируется на общепринятых международных стандартах, таких как PRINCE2 или PMBoK.

Функции проектного офиса заключаются в решении таких вопросов:

обеспечение соответствия всех управленческих процессов утвержденным стандартам;

• разработка и продвижение методологии управления процессами и контроля над ними;
• развитие, внедрение и поддержка информационной системы мониторинга и планирования (если требуется);
• подбор специализированного персонала, его обучение, разработка системы стимулирования работников;
• развитие инфраструктуры управления программами;
• осуществление текущего (оперативного) контроля над всеми проводимыми процессами;
• периодическое формирование отчетности для высшего руководства компании о ходе подготовки и внедрения инвестиционного проектного задания (ежеквартальная, ежемесячная, еженедельная, ежедневная);
• анализ выполненных работ и подготовка рекомендаций руководству относительно решений, которые целесообразно принять;
• проведение аудита (если эта функция не возложена на другое подразделение);
• обеспечение оперативного документооборота.

В разных источниках можно найти разное понимание функций PMO, иногда их подразделяют на базовые (основные) и расширенные (дополнительные), которые могут изменяться в зависимости от сформулированных задач. Также играет роль направленность деятельности организации или фирмы.

Как создается проектный офис

О создании проектного офиса с нуля достаточно подробно рассказано в видео, которое мы приводим ниже. Советуем с ним ознакомиться, чтобы понять основные аспекты и вопросы, с которыми придется столкнуться на практике.

Эффективность внедрения в организации

Внедрение PMO в организации, особенно с широким спектром выполняемых задач, может принести ряд преимуществ:

• правильная расстановка приоритетов и сокращение количества инициатив, не соответствующих стратегическому направлению бизнеса компании;
• концентрация сил на самых перспективных мероприятиях;
• прозрачное разделение полномочий и ответственности за полученные результаты;
• повышение процента успешных проектов;
• сокращение затрат и уменьшение сроков реализации;
• унификация и стандартизация всех процессов;
• точный учет и более рациональное использование имеющихся ресурсов, что ведет к их экономии;
• эффективный контроль за ходом продвижения работ;
• улучшение коммуникации между всеми участниками мероприятия, упрощение ведения документации и доступа к требуемой информации;
• повышение профессионального уровня сотрудников

Практика показывает, что при правильном подходе экономическая эффективность создания проектного офиса обычно проявляется в период от полугода до двух лет.

Эффективность внедрения также может зависеть от типа создаваемого PMO, которых выделяется четыре. Каждый из них имеет свои сильные и слабые стороны, о чем нужно знать заранее. Их особенности отражены даже в названиях:

• "Метеостанция". Создается для сбора сведений о нескольких одновременно реализуемых мероприятиях. Информация просто передается наверх, сам офис на ход работ не влияет, никаких указаний и наставлений не дает. Он прост в организации, но при сложном многокомпонентном начинании будет малоэффективен.
• "Управляющая башня". Контролирует соответствие стандартам и проверенным нормативам. Члены PMO сотрудничают с проектными менеджерами, аттестуют их, а в случае необходимости могут проводить аудит.
• "Ресурсный пул". Создается для правильного распределения высококвалифицированных менеджеров между разными программами, а также решения текущих проблем.
• "Стратегический программный". Его миссия – обеспечить бесперебойную связь между стратегическим и операционным менеджментом. Он не влияет на распределение финансов и не контролирует расходы, а выполняет только организационную функцию.

Бизнес-практика свидетельствует, что концепция проектно-ориентированного управления в современных условиях является более жизнеспособной, чем процессная, и тем более чем работа по отдельным поручениям.