Формы расчетов с поставщиками и подрядчиками

Любой инвестиционный проект, а особенно масштабный, предполагает широкий круг участников, между которыми могут возникать обязательства материального характера. К таким участникам можно отнести бизнес-партнеров (предприятия, организации), частных лиц, государственные органы. Для стабильности реализации начинания и установления доверительных деловых отношений очень большое значение имеют правильные и своевременные расчеты с поставщиками и подрядчиками.

Кто такие поставщики и подрядчики и услуги, которые подлежат оплате

Стабильная производственная деятельность требует поставок материальных ресурсов, таких как стройматериалы, сырье, топливо, энергоносители, изделия, конструкции и оборудование. Кроме того, обязательно требуется налаживание ритмичного выполнения всех предусмотренных планом процессов, к выполнению которых привлекается большое количество третьих лиц. Следовательно, необходимо организовать четкий механизм расчетов как внутри предприятия, так и с привлеченными субъектами.

Остановимся на основных внешних контрагентах:

• Поставщиками являются физические или юридические лица, которые предоставляют на платной основе различные материальные и товарные ценности, а также оказывающие ряд услуг, в том числе жилищно-коммунальных, транспортных, информационных, юридических и т.д.
• Подрядными организациями считаются такие, которые выполняют работы по строительству, ремонту, реконструкции и реновации.

В обоих случаях эти структуры осуществляют для компании-заказчика поставку, поэтому между ними возникают отношения товарно-денежного характера. Основа такого рода отношений – договор между сторонами, в котором фиксируется вид выполняемых работ, оказываемых услуг или доставляемых товаров, сроки отгрузки и условия поставок, условия проведения оплаты.

Поэтому для любой компании жизненно важно вести четкий учет и анализ расчетов с поставщиками и подрядчиками, состояние счетов и динамику изменений на них, состав и структуру задолженности, добросовестное выполнение сторонами заключенных договоров.

Применяемые формы и виды расчетов

На сегодняшний день контрагенты субъекты хозяйствования самостоятельно решают, в каком виде им проводить расчеты с поставщиками и подрядчиками за услуги или продукцию. Расчет проводится после их получения или в одно время в соответствии с достигнутыми соглашениями.

Все расчетные манипуляции подразделяются на:

• товарные, которые предполагают оплату за полученные материальные ценности, а также исполненные работы и услуги;
• нетоварные, представляющие собой погашение обязательств финансового плана (в части налогов или взносов в социальные страховые фонды), оплата коммунальных, консалтинговых, банковских услуг, арендной платы.

Оплата может проводиться разными способами в денежной форме: безналичной и наличной. Расчеты с поставщиками и подрядчиками наличными деньгами требуют иметь на банковском счете или в кассе свободных остатков, что часто бывает проблематичным и может привести к осложнению отношений с партнерами по бизнесу. При работе с наличными погашение долга проводится путем выдачи денежных знаков из кассы или с расчетного счета представителю партнера или его доверенному лицу. Все эти действия регламентируются Указанием Центробанка от 11 марта 2014 года № 3210-У "О порядке проведения кассовых операций".

Безналичные формы расчетов с поставщиками и подрядчиками более удобны по причине своей простоты и быстроты проведения, они перечислены в гражданском кодексе РФ и регламентируются Положением от 19 июня 2012 года №383-П "О правилах осуществления переводов денежных средств":

• платежные поручения наиболее распространены (по поручению плательщика банк переводит деньги с его счета на расчетный счет получателя);
• выдачей чека (оплата проводится после его предъявления банку);
• осуществлением перевода электронных денег (самый современный и динамично развивающийся способ);
• инкассо (банк обязуется провести платеж после получения всех необходимых для этого документов);
• открытие аккредитива (по заданию плательщика банк бронирует определенную сумму, которая впоследствии будет реализована путем проведения акцепта, оплаты или учета векселя).

Все указанные выше формы расчетных операций используются в современном бизнесе, на каких из них остановиться, выбирают договаривающиеся стороны. При этом при любом из избранных вариантов требуется постоянный анализ расчетов с поставщиками и подрядчиками, поскольку большая кредиторская задолженность по сравнению с дебиторской может привести к нарушению платежеспособности компании. С другой стороны, значительное превышение дебиторской задолженности в балансе способно нарушить финансовую устойчивость предприятия.

Операции с поставщиками и подрядчиками при составлении баланса включаются в кредиторскую задолженность и отражают величину остатка по приобретенным, но еще не оплаченным товарам. Расчеты с поставщиками и подрядчиками за поставки принимаются как актив баланса, так как они могут принести доходы от продаж, а неоплаченные суммы за отправленные товары формируют дебиторскую задолженность.

С зарубежными контрагентами расчет следует производить по международным Унифицированным правилам для инкассо (1978 г.) и документарных аккредитивов (1983 г.), собранных Международной торговой палатой.

Где фиксируются финансовые операции с партнерами

Для отражения информации о проведенных операциях с контрагентами по принятым материальным ценностям, услугам и работам, их излишкам используется 60 счет "Расчеты с поставщиками и подрядчиками". На нем собирается и обобщается информация о таких денежных оплатах партнерам:

• за полученные товары, потребленные услуги (в т.ч. воду, газ, пар, электроэнергию, транспортировку и переработку ТМЦ), выполненные и принятые работы;
• за акцептированные и подлежащие к банковской или наличной оплате документы, а также обязательства, по которым оплата должна проводиться не в денежном виде, в т.ч. векселя;
• за излишки ценностей, которые были обнаружены во время проведения приемки;
• за неотфактурованные ТМЦ, документы на оплату которых не были предоставлены;
• услуги почты, телефонной связи, транспортные (в т.ч. перебор и недобор по тарифу или фрахту).

60 счет "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" является активно-пассивным, поскольку на нем отражаются и кредиторская и дебиторская задолженность, а в конце месяца может образовываться сальдо по кредиту или дебету. Счет кредитуется непосредственно после получения материальных ценностей или услуг, независимо от момента перехода права собственности на них. Дебетуется же он в случае погашения долга перед продавцами, при проведении авансовых платежей и обмене товарами (производятся вычеты).

Любая операция хозяйственного характера отражается в бухгалтерских документах в соответствии с принципом двойной записи, т.е. в кредите и дебете отражается одинаковая сумма, на которую была совершена сделка. Поэтому 60 счет "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" находится в постоянном взаимодействии с другими счетами. В частности, по дебету, он корреспондируется с:

• 50, 51, 55.1 (расчетными). Они применяются для погашения долгов перед продавцами товаров. Например, так выглядит проводка при оплате поставки с расчетного счета: Кт51 Дт60. Авансовый платеж также записывается как Кт51 Дт60, однако он фиксируется на специальном субсчете.
• 66, 67. Применяются при погашении долга через оформление займа (долгосрочного или краткосрочного).
• 91. Используется для списания сумм, по которым истекли сроки исковой давности, такие средства признаются в качестве общего дохода.

По кредиту 60 счет "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" корреспондируется с такими счетами учета активов:

• 10, 15, 41. Показывают суммы материально-производственных запасов или материально-товарных ценностей, которые поступили предприятию.
• 20, 44. Отражают расходы компании по доставке и транспортированию товаров.
• 07. На него записываются средства за поставку оборудования, требующего дополнительной установки.

Если покупатель согласен погасить появившийся долг за поставки, то это значит, что счет 60 акцептуют, соответственно, сумма операции указывается в его кредите. Тут же указывается размер выявленных при приемке недостач и налога на добавленную стоимость.

Применяемые субсчета и аналитический учет

Для организации качественной аналитики по всем проводимым операциям необходимо получать конкретную и актуальную информацию по всем документам, которые могут быть основанием для перечисления денег. Это помогают сделать субсчета, которые открываются в дополнение к основному счету.

Среди самых распространенных субсчетов счета 60 можно выделить такие:

• 60.01. Называется "Расчеты с подрядчиками и поставщиками" и показывает состояние взаиморасчетов со всеми кредиторами.
• 60.02. "Расчеты по выданным авансам". Фиксирует авансовые платежи продавцам за будущие услуги или поставки.
• 60.03. "Выданные векселя". Показывает задействованные в оплатах ценные бумаги.

Если предприятие проводит хозяйственные операции с иностранными партнерами, то требуется открытие таких субсчетов:

• 60.21. и 60.31. Аналогично субсчету 60.01., только все операции фиксируются в той валюте, в которой осуществлена закупка, или в условных единицах.
• 60.22. и 60.32. Выполняет те же функции, что и 60.02., но в валюте и условных единицах.

У каждой организации может быть свой перечень субсчетов, утвержденных приказом руководителя в зависимости от утвержденных стандартов и специфики хозяйственной деятельности компании.

С помощью субсчетов организовывается качественный аналитический учет всех платежей, которые фиксируются на 60 счете "Расчеты с поставщиками и подрядчиками". Аналитический учет предполагает разделение общего потока информации на отдельные участки и ведется в разрезе каждого предъявленного к оплате счета, а если речь идет о плановых выплатах – то в разрезе каждого получателя. Он должен быть выстроен таким образом, чтобы дать возможность быстрого получения требуемых сведений по таким параметрам по поставщикам:

• расчетные документы (в том числе акцептованные), срок погашения которых еще не подошел;
• по неоплаченным вовремя документам;
• по выданным авансам;
• по поставкам, которые можно отнести к неотфактурованным;
• по векселям, которые были выданы и должны быть еще оплачены;
• по просроченным векселям;
• по полученному предприятием коммерческому кредиту.

К подрядчикам и поставщикам, которые действуют в группе взаимосвязанных компаний, применяется особый подход. По ним составляется бухгалтерская сводная отчетность, которая ведется отдельно на счете 60. Если просуммировать остатки на всех открытых субсчетах по состоянию на конец месяца, то этот показатель должен совпасть с величиной сальдо конечного по синтетическому (объединяющему) учету.

Проверка расчетов с поставщиками и подрядчиками проводится при помощи составления оборотной ведомости. Она позволяет своевременно обнаруживать ошибки арифметического свойства и оперативно исправлять их. Оборотная ведомость – это контрольная таблица, куда заносятся все совершаемые финансовые операции. Она состоит из разделенных по дебету и кредиту граф "Начальное сальдо", "Обороты" и "Конечное сальдо". Такая контрольная таблица дает возможность анализировать показатели фактически в режиме реального времени, т.е. на любую выбранную дату, а не только на конец месяца, квартала или года. Это очень удобно для экономического анализа развития компании.

Данные на счет 60 и открытые к нему субсчета заносятся на основе регистра, в качестве которого выступает журнал-ордер №6. В бухгалтерском балансе сальдо 60 счета отражается так: кредиторская задолженность – в V разделе, а дебиторская – во II разделе.

Сопроводительные документы к товару

Хозяйственная операция покупки может быть проведена по бухучету лишь при наличии всех необходимых первичных сопровождающих документов. Они являются основой для дальнейшего оформления принятых ТМЦ. К основным сопровождающим бумагам можно отнести такие:

• счет-фактура;
• товарно-транспортная или обычная накладная;
• сертификат на поставляемую продукцию;
• спецификация товара и др.

Расчеты с поставщиками и подрядчиками подразумевают наличие различных видов документации, которая дает исчерпывающую информацию о той продукции, которая отгружается получателю. Исходя из характеристик продукции, сопроводительные документы могут подразделяться на несколько видов:

• Количественные. Бумаги технического характера, содержащие сведения о размерных показателях (масса, объем, длина), в них указывается информация, благодаря которой товар можно четко идентифицировать (название, марка, сорт). Указание цены не является обязательным. К количественным документам можно отнести спецификации, упаковочные и заборные листы, отвесы акты забора образцов и т.д. Акты о выявленных расхождениях в количестве груза и коммерческие акты составляются при обнаружении несоответствия реального количества ТМЦ и заявленного в документации.
• По качеству. В них дается информация о качестве товаров (отобранных образцов, каждого изделия и товарных партий). Здесь, кроме наименования груза, указывается его градация (нестандартная, стандартная, брак), изготовитель или отправитель, дата производства или отгрузки. К обязательным документам относятся декларации и сертификаты соответствия по безопасности и санитарно-эпидемиологические заключения в случае, если это предусмотрено законодательством. Также, при необходимости, могут прилагаться фитосанитарный, ветеринарный и другие сертификаты.
• Расчетные. Предназначены для оформления договора о цене и покрытии транспортных и прочих расходов. К их числу относят счета-фактуры (их наличие обязательно) и протокола о согласовании цены. Главное – наличие цены единицы продукции и стоимость партии, другая информация второстепенна. Счет-фактура, наряду с накладной, является основанием оформления платежного поручения для оплаты в безналичной форме.
• Комплексные. Нужны для учета движения партии груза, содержат все вышеприведенные сведения о товарной партии. Это накладные (железнодорожные, товарно-транспортные, приходно-расходные). Применяются в основном при передаче груза от изготовителя посреднику или транспортной организации.

Перед проведением оплаты бухгалтер обязан удостовериться, что все необходимые подтверждающие бумаги есть в наличии. Счет-фактура составляется в 2 экземплярах не позднее, чем через 5 дней после отправления груза. В ней выделяют НДС отдельной строкой, чтобы иметь возможность ее позже возместить. Для этого все данные заносятся в специальный журнал (основная сумма и НДС отдельно), на основании чего предприятие имеет право уменьшить сумму уплаты налога на добавленную стоимость в бюджет.

Если же груз поступил на предприятие и был принят, а расчетные документы от поставщика не были предоставлены, то точную стоимость его узнать не представляется возможным. Предположим, присутствует лишь железнодорожная накладная, где есть сведения о массе груза и его отправителе, но не о цене. Такие поставки называют неотфактурованными. В этом случае при приемке составляется акт, один экземпляр которого отправляется продавцу. Стоимость ценностей приблизительно определяется по среднерыночным ценам, а сами они берутся на забалансовый счет до получения недостающих бумаг.

Правила проведения инвентаризации бухгалтерских операций

Для того чтобы обеспечить четкую финансовую дисциплину в компании регулярно должна проводиться инвентаризация расчетов с поставщиками и подрядчиками. Она нужна для понимания обоснованности и правильности выполнения финансовых операций и проводится как минимум один раз в году, перед составлением бухгалтерского годового отчета, однако по решению руководителя может осуществляться и чаще. Правила ее проведения регулируются специальными утвержденными Методическими указаниями.

Инвентаризация представляет собой проверку сумм, которые числятся по бухучету на счетах по состоянию на конец года или другого проверяемого периода. Также выявляется просроченная дебиторская и кредиторская задолженность. Согласно Методическим указаниям, счет 60 проверяется обязательно.

Инвентаризация проводится в соответствии с приказом директора специально созданной и постоянно действующей комиссией. Члены комиссии изучают обоснованность возникновения числящейся задолженности. Для получения достоверной информации применяется практика проведения сверок взаиморасчетов с подрядчиками и поставщикам, по результатам которых составляются соответствующие акты, форму которых организации могут разработать самостоятельно.

Акт сверки взаиморасчетов служит таким целям:

• выявление ошибок в учете и устранение разногласий с партнерами, если акт подписан дебитором, то контрагент, таким образом, признает долг и соглашается его погасить;
• списание долгов с истекшим сроком исковой давности, признанных безнадежными;
• подготовка судебного иска о погашении долга за предоставленные услуги, выполненные работы или поставленные материальные ценности.

Акт становится правомерным лишь после подписания его обеими сторонами.

Выявленные расхождения фиксируются. Если они – результат арифметической ошибки, то проводится коррекция бухгалтерских записей. Если же обнаружены неуплаченные долги, то этот вопрос решают между собой хозяйственные субъекты.

Результаты инвентаризации необходимо оформлять должным образом. Проверки по каждому дебитору и кредитору записываются в справку-приложение к основному акту, а затем уже составляется непосредственно акт инвентаризации по расчетам с контрагентами. Один его экземпляр остается у комиссии, а другой отдается в бухгалтерию. На основании этого акта руководство компании принимает обоснованные решения о необходимых финансовых и юридических процедурах.